Menu

9 stappen naar vereenvoudiging bij lokale besturen

Lokale besturen hanteren vaak verschillende subsidiereglementen, -criteria en verantwoordingsprocedures voor verschillende doelgroepen. Een goed idee, maar het loont de moeite om deze procedures regelmatig te herbekijken. Hebben ze nog het gewenste effect?

02-07-2019 -

Het vergt een doordachte en gestructureerde aanpak om tot een effectief, eenvoudig en gebruiksvriendelijk reglement te komen. Slim Geregeld bundelt concrete ervaringen en aanbevelingen in een bevattelijke wegwijzer. In deze wegwijzer leggen we u ook een stappenplan voor om het vereenvoudigingsproces concreet aan te pakken.

Stap 1: Wat wilt u bereiken?

Een reglement opbouwen of vereenvoudigen doet u niet onbezonnen. De eerste vraag die u zichzelf moet stellen is daarom: wat willen we met dit reglement bereiken? Begin dus met het formuleren van uw doelstelling. Schrijf de belangrijkste elementen op en maak ze zo concreet mogelijk. Toets ze af aan de hand van de SMART-criteria.

Stap 2: Wie is uw doelgroep?

De doelgroep heeft een belangrijke impact op de vorm van uw reglement en zal bovendien uw klankbord vormen doorheen het hele proces. Denk dus goed na over wie en welk soort organisaties je wil bereiken.

Stap 3: Is een reglement echt nodig?

Er zijn verschillende situaties te bedenken waarin u géén nieuw reglement nodig hebt. De volgende vragen kunnen u onder andere helpen bij het bepalen van die noodzaak: is er een ander, gelijkaardig reglement in het aanbod? Moet de doelstelling via een reglement gerealiseerd worden? Kan dit niet door middel van een formulier of door het aanpassen/voorzien van bepaalde infrastructuur? Is deze doelstelling een taak voor de stad of voor de betrokkenen om zelf te regelen?

Stap 4: De erkenning

Heeft u überhaupt een erkenning nodig om uw doelstelling te halen? Hoe met die erkenning dan verstrekt worden? Via een erkenningsreglement of adviesraad? In de Wegwijzer Slim Geregeld vindt u enkele pro’s en contra’s van de erkenning die mee uw beslissing kunnen begeleiden.

Stap 5: Welk soort regelement past het schoentje?

Elk soort reglement heeft zijn eigen voor- en nadelen. Los daarvan zijn er ook een aantal algemene aandachtspunten voor elk reglement. Hou de aanbevelingen en suggesties steeds in uw achterhoofd wanneer u aan de slag gaat.

Stap 6: De verantwoording

Subsidies gaan gepaard met verantwoording. Sta even stil bij de manier en het doel van verantwoording: is dat de controle over de subsidiestromen of net een beter inzicht in het reilen en zeilen van het verenigingsleven in uw gemeente? Wat moet er allemaal bewezen en verantwoord worden? Verantwoording moet steeds een instrument zijn en geen doel op zich.

Stap 7: Over taal en dialoog

Controleer uw reglement op dure woorden en ingewikkelde zinsconstructies en probeer deze zo veel mogelijk te vervangen of achterwege te laten.

Stap 8: Testen geblazen, samen met de doelgroep

Laat een steekproef van verenigingen het ontwerpreglement uitproberen en evalueer de resultaten.

Blijkt uit de testen dat er nog kinken in de kabels van het reglement zitten, probeer hier dan een antwoord op te vinden. Ga met dat antwoord vervolgens terug naar de doelgroep. Vraag, waar mogelijk en relevant, ook advies aan collega’s, binnen en buiten de gemeente.

Stap 9: Je hebt een reglement! Vergeet niet te evalueren

Het proces is hier echter nog niet helemaal afgerond. Het is belangrijk om periodiek te evalueren, bijvoorbeeld om het jaar. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van het voorgaande stappenplan. De periodieke evaluatie garandeert dat uw reglement up-to-date blijft en maakt mogelijk dat de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van uw reglementen en procedures blijft toenemen.

Meer lezen? Check: Wegwijzer Slim Geregeld

Ook interessant

Bestuur & organisatie

De digitale omgevingsvergunning

Peter Cabus
Michiel Boodts
Paul Van Lindt
Michael Smekens

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Strategische coördinatie

Gwenny Cooman
Kurt Parmentier
Karin De Craecker

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Tucht en preventieve schorsing in Vlaamse lokale besturen - Handleiding

Maureen Landtsheere

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Leidraad voor het bestuur van een SHM

Björn Mallants

Bestel uw printeditie

Beleid, Communicatie

18 Nov

Opleiding: Kernelementen van het kaderdecreet bestuurlijke handhaving

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 139

Schrijf u in