Menu

Open of gesloten kantoorruimtes: wat moeten we nu eigenlijk doen?

Sommige organisaties zweren bij landschapsbureaus, andere bij het clean desk-principe en nog andere denken dan weer dat we net terug moeten naar de aparte bureaus. Ze hebben elk hun theorie waarom wel of waarom niet. In zo’n situaties kan wetenschappelijk onderzoek soelaas bieden.

12-07-2019 - door Michaël Van Damme

De Griezels, Matilda en De Heksen… stuk voor stuk heb ik de boeken van Roald Dahl verslonden. Hoe deed die man dat toch om zulke fantasierijke verhalen uit zijn mouw te schudden? Wel, volgens hem was één van zijn succesgeheimen zijn schrijfhut.

In zijn tuin stond een klein hutje, waar hij helemaal zijn plek van had gemaakt. Daar, in die grote, groene zetel met de schrijfplank op zijn schoot en met enkel een bureaulamp als verlichting, heeft hij al zijn boeken geschreven. En volgens Roald Dahl was het net die plek die ervoor zorgde dat hij zo’n fantastische verhalen kon verzinnen.

Dus, als we zelf creatief willen zijn, moeten we misschien voor onszelf ook zo’n plek maken.

Of wacht eens? Waar had J.K. Rowling nu weer de boeken over Harry Potter geschreven? Inderdaad. Op café. Met veel mensen rondom haar. Wat moeten we nu eigenlijk doen?

Het onderliggende principe

Een handige rule of thumb om keuzes te maken is het inzicht dat creativiteit en innovatie rechtstreeks gelinkt zijn aan de kwaliteit van communicatie tussen werknemers. Onderzoek van de laatste decennia over innovatie toont een duidelijke link aan. Niet alleen de mate waarin medewerkers kennis en informatie met elkaar delen, maar ook hoe goed ze die informatie verwerken.

De omgeving moet die twee processen dus zo goed mogelijk ondersteunen. Elk initiatief dat die processen stimuleert, is waarschijnlijk ook goed voor creativiteit en innovatie. Alleen is het niet altijd duidelijk welk initiatief daar nu eigenlijk goed voor is. We zetten het even op een rijtje.

Kantoorindeling: open of gesloten?

Een aparte bureau, afgesloten van de buitenwereld, lijkt de ideale plek om vooral informatie te kunnen verwerken. U kunt er rustig extra kennis opzoeken, nadenken over het probleem dat u moet oplossen en experimenteren met verschillende nieuwe oplossingen. Het is een beetje uw persoonlijk labo. Maar tegelijkertijd ziet u uw collega’s niet zo vaak en is de drempel om naar een collega te stappen hoger. Het delen van informatie en kennis is dus moeilijker in deze omgeving.

Een open omgeving lijkt dan wel goed om informatie te delen. U kunt makkelijk iets vragen aan collega’s wanneer u iets niet weet. Collega’s kunnen u niet alleen helpen, maar ook inspireren. Bovendien praat u ook sneller informeel met uw collega’s, waardoor u bij hen meer op uw gemak bent en dus ook makkelijker kennis met hen deelt. Maar als u wilt doorwerken is dit eigenlijk niet de ideale omgeving.

Collega’s kunnen u heel makkelijk storen en er is heel wat lawaai in de buurt. U bent veel sneller afgeleid. Afgesloten bureaus zijn dus goed voor verwerking, maar minder geschikt voor het delen van kennis. Bij landschapsbureaus is het net omgekeerd.

Combineren is de oplossing

Het wetenschappelijk onderzoek hierover toont inderdaad dat beide systemen voordelen, maar ook nadelen hebben. Het is de combinatie van beide systemen die de beste resultaten oplevert. In de literatuur noemen ze dit ‘flex-kantoren’. Kantoren die afgesloten bureaus combineren met open ruimtes. Het beste van twee werelden samen.

Wanneer werknemers nood hebben aan diepe verwerking en experimenteren, kunnen ze zich terugtrekken in afgesloten ruimtes. Wanneer ze op zoek zijn naar inspiratie of hulp, kunnen ze terecht in de open ruimtes.

Onderzoek toont aan dat een open kantoorruimte niet goed is voor werknemers, omdat ze inboeten aan privacy. Dat blijkt echter afhankelijk te zijn van de soort taak. Mensen die saaie, repetitieve taken moeten uitvoeren zijn beter af in een open kantoorruimte. Mensen met complexe taken niet, want zij worden dan vaak gestoord, onderbroken of afgeleid.

Privacy is heel belangrijk, omdat het de motivatie zou beïnvloeden. Mensen die geen privacy hebben op kantoor worden vaak afgeleid, wat de werkmotivatie negatief beïnvloedt. Van flex-kantoren werd aangetoond dat mensen die in zulke kantoren werken gezonder zijn, zich beter voelen en meer tevreden zijn met hun job.

Bron: Maak plaats voor kenniswerk

Ook interessant

Bestuur & organisatie

Tucht en preventieve schorsing in lokale besturen - Richtlijnen

Maureen Landtsheere

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Leidraad voor het bestuur van een SHM

Björn Mallants

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Technologie, ethiek en beleid

Dirk Collier

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie

Magazijnbeheer

Jan De Kimpe

Bestel uw printeditie

Beleid, Communicatie

24 Sep

Opleiding: Communicatie belicht vanuit het bestuursdecreet

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 169

Schrijf u in