Menu

Het belang van de fysieke werkruimte bij kenniswerk

Hoe digitaler ons werk wordt, hoe belangrijker de fysieke werkplek wordt. Over die paradox gaat het boek ‘Maak plaats voor Kenniswerk’ van Filip Callewaert.

29-10-2019 - door Filip Callewaert

Filip Callewaert is professioneel bezig met de wereld van de digitale werkplek en onlineplatformen (Sharepoint, Slack, wiki's, …) via Silobusters.be, Havenbedrijf Antwerpen en Groen. Zijn uitgangspunt: wie verhuist, verhuist ook mentaal. “Infrastructuur, digitaal of anders, doet iets met mensen.”

Kenniswerk

Kenniswerken is zo samen naar oplossingen zoeken voor een probleem waar nog geen handboek voor is. “Daarvoor gebruik je niet alleen informatie, je maakt er ook continu nieuwe bij. Vandaar het concept van de vloeiende organisatie.”

Dat heeft ook zijn impact op de fysieke ruimte. “Iedereen voelt dat al dat vergaderen en mailen niet meer werkt, dus we experimenteren met nieuwe processen en hiërarchieën worden vlakker. Iets als situationeel bewustzijn wordt belangrijker. Je werkte vroeger voor de eigen afdeling, het overkoepelende was voor het management. Vandaag moet elke werknemer weten wat er leeft, anders kan de organisatie nooit tijdig van koers veranderen.

Daarom moeten we ons werk open en zichtbaar maken voor anderen. Bedrijven zoeken hoe ze ervoor kunnen zorgen dat medewerkers uit diverse hoeken van de organisatie fysiek of digitaal op gesprekken of projecten kunnen stoten die hen mogelijk interesseren.”

Gedrag wijzigen

Callewaert zag dat onder meer bij het Australische softwarebedrijf Atlassian. De muren in de gangen en de glazen wanden rond de burelen fungeerden als whiteboards. “Die inhoud bleef er ook een tijdje ‘plakken’, als een soort werkgeheugen waarop medewerkers flarden ideeën penden. Een ander voorbeeld was een stand-upmeeting aan de koffiehoek. Iedereen die passeerde, ving misschien iets op en kon iets inbrengen.

Als je dat combineert met ‘open werken’ op je digitaal platform en met goed doordachte processen, werk je heel anders dan in de gesloten benadering vanuit ‘my desktop/my folders/my documents'. Daarin moet je constant briefen en vergaderen om anderen op de hoogte te houden; wat een tijdverlies.”

Maar nieuwe fysieke structuren en processen introduceren volstaat niet. Medewerkers volgen niet zomaar, zo zag Callewaert met de scrumruimtes in het Havenbedrijf. Die werden niet echt gebruikt voor scrummen. Maar de fysieke ruimte er meer op afstemmen, kan de praktijk zeker faciliteren.

“Het is geen toeval dat bedrijven bij nieuwe inrichtingen veel aandacht besteden aan leuke hoekjes of koffiehoeken. Want daar zit je als team samen en kom je al eens sneller in gesprek met anderen. Ruimtes kunnen je uitnodigen om je gedrag te wijzigen, maar ze zijn op zich geen garantie. Leidinggevenden kunnen het effect van zoiets met een vingerknip onderuit halen.”

Geen binnenhuisarchitect

Overweeg ook co-creatie, maar niet als een eenmalig, groot project. Je zal je ruimte altijd willen afstemmen op nieuwe team- en organisatienoden. Geef niet alles in handen van een binnenhuisarchitect, maar laat het team meedenken en doen.

Dat vraagt vertrouwen, wat een moeilijke zaak is. Callewaert: “Laatst vertelde de CEO van een Praags IT-bedrijf dat hij zijn softwaredevelopers de vrije hand gaf voor de herinrichting van een ruimte waar ze ook klanten ontvangen. Toen ze tweedehandssalons binnensleepten, kreeg de CEO het even benauwd, maar hij liet hen begaan om het vertrouwen niet te breken. Hij vond het goed, zolang geen enkele klant er aanstoot aan nam.

De zetels staan er nog. De klanten vinden het vreemd, maar tegelijk leuk hoe een software engineer er met zijn voeten op een salontafel in de zetel zit te werken. Dat vertrouwen geven is wel een sterk signaal aan je medewerkers. En blijkbaar pikken ook klanten dat op.”

Meer informatie? Check dan onze publicatie Maak plaats voor kenniswerk

Auteur: Gert Verlinden, HR Magazine

Ook interessant

Personeel

Vakantiewetgeving in lokale besturen - 3de ed

Dirk Neefs

Bestel uw printeditie

Personeel

Vergadertechnieken - Vergaderen is (geen) kinderspel

Jos Huypens
Joke Renneboog

Bestel uw printeditie

Personeel

Werken met de SWOT-analyse - 3de editie

Simonne Vermeylen

Bestel uw printeditie

Beleid, Organisatie

27 Nov

Re-integratie na langdurige afwezigheid

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 185

Schrijf u in

Personeel

You are management

Roel Verhaert
Goele Haest

Bestel uw printeditie