Menu

Communicatie: er is pas rust als er een plan is

Als het over communicatie gaat, vliegen de ideeën wild in het rond. Dat is meestal het teken dat de bestuurder en de projectmanager onrustig worden. “Oké, ik begrijp dat we nu nog niet gaan communiceren, maar er gebeurt zo weinig?” Een goed plan is dan de beste kalmeerpil.

23-01-2020 - door Bart Derison

Communicatie als kalmeerpil

“Het is leuk om elke dag met communicatie bezig te zijn, maar ik zou liegen als ik zeg dat het een rationele job is. Want dat is het niet.” De communicatieambtenaar draaide al even mee. Maar nog niet zo lang om te vergeten wat ze miste uit haar vorige werkomgeving. Als ik mij niet vergis een bouwbedrijf.

“Als het met het project even niet snel genoeg gaat voor de schepen of de burgemeester, dan moet communicatie het oplossen. Stuur maar een persbericht uit of doe iets op Facebook. Eigenlijk maakt het niet uit wat. Soms heb ik het gevoel dat communicatie een kalmeerpil is voor de bestuurder. Ik had vroeger ook met een CEO te maken die best zenuwachtig was, maar dit manisch-depressieve heb ik nooit eerder meegemaakt.” Tot daar de klaagzang. Heel erg leek ze het ook niet te vinden. Zo lang je zelf de ratio ziet achter die emotionele stressopstoten valt er ook best mee te leven.

Communicatie is niet te voorspellen

“Ons werkveld bestaat nu eenmaal uit hyperrationele ingenieursprojecten. Bestuurders verwachten van communicatie dezelfde sluitende resultaten”, probeerde ik wat steun te geven. “En als dat niet werkt, dan worden ze zenuwachtig. Maar communicatie is misschien wel een wetenschap maar geen wiskunde. Je kan de uitkomst niet voorspellen.” Dat lijkt mij evident, maar bestuurders of managers zijn diep doordrongen van maakbaarheid. Met de juiste input moet er steeds een voorspelbare output zijn. Ook bij communicatie. En dat is natuurlijk niet zo.

“Soms wordt dat potsierlijk”, zei ze. “Toen een interview niet helemaal naar de zin van de schepen was, begreep hij niet dat ik de journalist niet kon dwingen om het citaat te veranderen. Dat ging er bij hem echt niet in. Wat deed ik hier eigenlijk?” Dat had ik ook als eens meegemaakt. Ik herinner mij ook dat ik op dat moment allesbehalve kon lachen.

“Ja, het is een gekke stiel. Maar weet je hoe ik het doe? Ik los het meestal op door dan alles te over-rationaliseren. Dan kom ik met een plan. En alhoewel ik meestal het maken van een plan belangrijker vind dan het plan zelf, weet ik dat dit het moment is om met een plan terug rust in de keet te krijgen. Zo doen ingenieurs dat namelijk. Die maken een masterplan, schrijven een visie of een studie, en opeens daalt bij iedereen de bloeddruk. Alles is onder controle, wij hebben een plan!

Hou vast aan het communicatieplan

Dat doen wij bij de communicatie toch te weinig. Wij schrijven een communicatieplan op het moment dat niemand er ook maar een halve seconde van wakker ligt, maar als de stress door de gangen giert, slaan we die stap over en gaan we als een wildeman elk communicatie-ideetje realiseren. Dat moeten we juist andersom doen.” Ik vertelde het haar, een beetje nagenietend van de goede ervaringen die ik mij herinnerde.

En toen zij, broodnuchter: “Maar zoals het bij communicatie wel vaker is, heeft je plan ook wel een aantal keren niet gewerkt.” Wellicht had ze gelijk, het is geen zekerheid. Maar zonder plan ben je nog veel minder zeker dat je het stresshormoon van de bestuurder de baas kan.

Keep it simple

Oké, je hebt een communicatieplan nodig. Om vooruit te kijken en samen met de bestuurder, projectmanager, ook jezelf controle te geven over de loop van het project. Maar hoe? Hou het simpel. Een communicatieplan dat moeilijke Engelse woorden nodig heeft, verbergt dikwijls een diepe inhoudelijke leegte. Ons vak heeft op dat vlak al geen geweldig goede naam, doe het dan ook niet.

Maak met korte zinnen een scherpe analyse. Omschrijf je kernboodschap zoals je ze uitspreekt in je badkamer. Zet acties uit op een tijdslijn. Als je het goed doet, krijg je dat allemaal op één A3: een grote praatplaat. Je plan op één vel papier, dat maakt pas indruk. Zo helder dat de bestuurder in een oogopslag ziet dat er best nog veel communicatie aankomt. Maar nu nog even niet. En daar is ook een heel rationele reden voor.

Meer informatie? Check onze publicatie Laat ons zeggen dat het (de) shit wordt

Ook interessant

Communicatie & informatie

Allemaal digitaal?

Ilse Mariën
Sara Van Damme

Bestel

Communicatie & informatie

Visuele identiteit in 10 stappen

Christophe Ruys

Bestel

Communicatie & informatie

Sociale media

Jan Van Hee

Bestel

Communicatie & informatie

Reputatiemanagement

Geert Stox
Machteld Weyts

Bestel

Communicatie & informatie

Klare taal

Gonnie Put

Bestel

Communicatie & informatie

De interactieve overheid

Bart Noels

Bestel