Menu

Hang jij je communicatieacties op de juiste plaats in de projectkapstok?

Het projectteam denkt in procedures, kritische datums en interne planningen. Als communicatieprofessional denk jij aan acties, stevige kernboodschappen en aan de burger. Hoe breng je die twee samen? Gebruik de kapstoktechniek om jouw acties aan de kritische mijlpalen van het projectteam op te hangen.

20-03-2020 - door Bart Derison

Doe die oefening samen met het projectteam. Met deze oefening kom je na twee uurtjes uit de vergaderzaal met een communicatietijdslijn. Het projectteam ziet hoe communicatie inspeelt op het ritme van het project en rekening houdt met hun bezorgdheden.

Stap 1: Bepaal de mijlpalen in je project

Eerst wil je weten wat de mijlpalen in je project zijn. De MER-studie is rond, de bouwvergunning wordt afgeleverd, de wettelijke inspraakperiode start… tot en met de officiële opening van het nieuwe gemeentehuis. Dat zijn de momenten die je projectcollega’s zeker op hun lijstje hebben staan.

Prima. Aan jou om aan andere meer communicatieve mijlpalen te denken: openwervendag of het begin van het schooljaar. Want misschien is het wel een goed idee om fietsende schoolkindere te laten wennen aan hun nieuwe fietsroute nu de dorpsstraat is afgesloten.

Laat iedereen 5 minuten individueel nadenken en zet dan alle mijlpalen op de flipchart. Zet de mijlpalen uit op een tijdslijn samen met een indicatieve timing. Het zijn de kapstokken waar straks acties aan komen te hangen.

Stap 2: Bedenk samen acties en hang ze aan de juiste kapstok

Aha, acties bedenken. Hoe moeilijk kan dat zijn? Laat alle deelnemers voor drie verschillende mijlpalen telkens één actie bedenken. Stimuleer ze om zo concreet mogelijk te zijn. ‘Informarkt’, dat kon je zelf ook wel bedenken en laat nog te veel ruimte voor misinterpretatie.

Maar ‘We doen een begeleide projectwandeling met de bewoners en eindigen op het gemeentehuis met uitleg van de schepen van Mobiliteit aan 10 infoborden’ is al veel concreter. Daar kan je het tenminste mee oneens zijn. Wees vooral gul met je enthousiasme wanneer je wat verrassende acties hoort. Iedereen brengt zijn acties individueel naar voor. Of je laat de projectmedewerkers zelf de acties ophangen bij de juiste mijlpaal met post-its.

Stap 3: Vul de gaten

Bij sommige mijlpalen hanger er geen acties. Bij andere dan weer te veel. Soms roept de ene mijlpaal meer inspiratie op dan een andere. Iedereen vindt wel ideeën voor een leuke eerstesteenlegging. Voor de kennisgeving van de milieueffectenrapportage is dat wellicht al een stuk minder.

Vraag de deelnemers te kijken naar goede acties bij andere mijlpalen. Kunnen we middelen ook niet bij andere mijlpalen inzetten? Want als communicatieadviseur willen we natuurlijk het liefst concentreren op een aantal sterke communicatiemiddele.

Stap 4: Goed schudden: wat blijft er hangen?

Nu niet te soft worden. Tijd om prioriteiten te leggen. De ballast mag nu overboord. Deel communicatiebudget uit en vraag aan de deelnemers om hun fictief communicatiebudget van 100 euro te verdelen over de acties die zij essentieel vinden. Gebruik eventueel Monopoly-geld.

Iedereen zet zijn communicatiegeld in op verschillende acties en je ziet de bedragen optellen. Het opzet is duidelijk: waar het meeste geld naartoe gaat, krijgt volgens het team de meeste prioriteit. Maak duidelijk dat ze het best niet elke actie 10 euro geven. Want ook in communicatie is versnippering geldverkwisting.

Stap 5: Evalueer na elke mijlpaal

Doe de oefening niet één keer in je project, maar telkens als je een mijlpaal afgewerkt hebt. Evalueer de actie, en kijk vooruit naar de volgende. Moeten we een aantal acties of middelen toevoegen? Of juist schrappen?

Maar start vooral terug bij stap 1: zijn er misschien geen mijlpalen bijgekomen? Een langlopend project is toch meer een slalom dan een rechttoe rechtaan traject.

Wil je dit werkmodel gebruiken? Download het via www.connect.be/werkmodellen. Meer informatie? Check dan onze publicatie Laat ons zeggen dat het (de) shit wordt

Ook interessant

Communicatie & informatie

Met elkaar spreken is (geen) kinderspel

Jos Huypens

Bestel uw printeditie

Communicatie & informatie

Informatiestandaarden

Jan Van Hee

Bestel uw printeditie

Communicatie & informatie

Fondsen werven is geen kinderspel

Jos Huypens

Bestel uw printeditie

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Omgeving, Personeel, Politiek, Recht, Sociaal beleid & werk

Communicatie, Informatiemanagement

10 Sep

Bootcamp: Iedereen contentcreator!

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 197

Schrijf u in