Menu

De 6 stappen in de uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten

Op het merendeel van de verbintenissen die een lokaal bestuur aangaat, is de wetgeving overheidsopdrachten van toepassing. Wij overlopen de belangrijkste stappen.

11-06-2020 - door Jan Leroy

1. Vastleggen procedure

De vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van gemeentelijke overheidsopdrachten kan enkel gebeuren door gemeentelijke organen, niet door de organen van het OCMW, en vice versa.

De raad is bevoegd om de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen. De raad kan definiëren welke opdrachten behoren tot het dagelijks bestuur. Bij die opdrachten is het uitvoerend politiek orgaan automatisch bevoegd voor de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden. Dat is ook het geval voor de opdrachten die de raad nominatief aanduidt. Hij kan deze bevoegdheid toevertrouwen aan het uitvoerend politiek orgaan als de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur of als de raad de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor die overheidsopdracht nominatief heeft toevertrouwd via een raadsbesluit.

Het uitvoerend politiek orgaan kan, behalve wanneer het optreedt in dwingende en onvoorziene omstandigheden, die bevoegdheid verder delegeren aan de algemeen directeur, die op zijn beurt verder kan delegeren aan personeelsleden van de eigen rechtspersoon. De algemeen directeur kan die bevoegdheden die betrekking hebben op gemeentelijke opdrachten ook delegeren aan een personeelslid van het OCMW en vice versa, op voorwaarde dat dit expliciet is mogelijk gemaakt in een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW.

Een delegatie van het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten aan de algemeen directeur is niet mogelijk indien het uitvoerend politiek orgaan in geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden vaststelt, terwijl de raad daar eigenlijk voor bevoegd was.

Uit de voorbereidende werken bij het vroegere Gemeentedecreet en OCMW-decreet blijkt dat het begrip dwingende en onvoorziene omstandigheden zeer eng moet worden geïnterpreteerd en dat dit vooral slaat op het nemen van bewarende maatregelen in gevallen van overmacht, om problemen op te lossen of te vermijden die zich op zeer korte termijn zullen of kunnen voordoen ten gevolge van een onvoorziene gebeurtenis.

Zo kan het uitvoerend politiek orgaan bewarende maatregelen nemen bij een brand of een overstroming. Een lekkend dak ten gevolge van een slecht onderhoud van de gebouwen valt dan weer niet onder het begrip dwingende en onvoorziene omstandigheden. Het hoeft ook niet altijd om bewarende maatregelen te gaan. Dringende hulpverlening aan personen in nood is een ander voorbeeld. 

2. Krediet en vastlegging

Alvorens het bestuur een verbintenis kan aangaan moet de uitgave voor de boekjaren in kwestie worden vastgelegd. Dat zal ook moeten gebeuren voordat de voorgenomen verbintenis ter visering wordt voorgelegd aan de financieel directeur. Het bestuur kan enkel een verbintenis aangaan indien de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan en als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van dat meerjarenplan. Het bestuur moet daarvoor over uitvoerbare kredieten beschikken.

Dat is het geval indien de gemeente- en OCMW-raad het meerjarenplan hebben vastgesteld en als de digitale rapportering ervan bezorgd is aan de Vlaamse overheid. Als er nog geen uitvoerbare kredieten beschikbaar zijn, moet de raad de verbintenis goedkeuren. In dat geval zijn er ook enkel verbintenissen mogelijk die betrekking hebben op de exploitatie en die verband houden met de courante werking en de bestaande dienstverlening.

Het kan gebeuren dat de raden in het laatste jaar van de legislatuur geen aanpassing van het meerjarenplan meer doorvoeren om de kredieten van het volgende jaar vast te stellen. Omwille van de gewenste continuïteit krijgt het bestuur in dat geval in het eerste jaar van een nieuwe legislatuur automatisch kredieten, zijnde de ramingen voor dat jaar in de financiële nota van het laatst aangepaste meerjarenplan.

Op de algemene regel dat het bestuur een toereikend krediet moet hebben om een verbintenis te kunnen aangaan, wordt afgeweken in geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden. De raad kan omwille van dwingende en onvoorziene omstandigheden zonder de nodige kredieten een verbintenis aangaan.

Ook het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kunnen op eigen verantwoordelijkheid een verbintenis aangaan zonder de nodige kredieten, indien er dwingende en onvoorziene omstandigheden zijn en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het uitvoerend politiek orgaan moet de raad daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen. De financiële gevolgen worden in beide gevallen opgenomen in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

3. Visum

Alvorens de verbintenis kan worden aangegaan, moet de financieel directeur een visum geven indien de voorgenomen financiële verbintenis een uitgaande nettokasstroom veroorzaakt. Hij onderzoekt daarvoor de wettigheid en regelmatigheid. Hij onderzoekt dus of er genoeg kredieten zijn en of de wetgeving overheidsopdrachten en de interne procedures gevolgd zijn.

Nieuw is dat de financieel directeur ook voorwaarden kan koppelen aan zijn visum. Hij moet die voorwaarden dan ook motiveren. Ook als de financieel directeur het visum weigert, moet hij dat motiveren.

De raad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de visumcontrole uitoefent. Daarbij kan de raad bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. Volgende verrichtingen met betrekking tot overheidsopdrachten kunnen niet uitgesloten worden van de visumverplichting:

  • De verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro;
  • De verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro;

Een visum aanvragen voor een verbintenis die de raad als niet visumplichtig heeft aangeduid kan, indien dat past binnen de voorwaarden die daarover vastgelegd zijn in het organisatiebeheersingssysteem.

Bij een weigering van het visum door de financieel directeur, kan het uitvoerend politiek orgaan op eigen verantwoordelijkheid viseren. Het moet die beslissing samen met de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur ter kennis brengen van de raad. Pas dan kan de verbintenis worden aangegaan. In het geval het bestuur niet over uitvoerbare kredieten beschikt en als de financieel directeur weigert te viseren, kan enkel de raad viseren.

4. Verbintenis

Het uitvoerend politiek orgaan is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten. Het kan deze bevoegdheid delegeren aan de algemeen directeur, die op zijn beurt verder kan delegeren aan personeelsleden van de gemeente en van het OCMW.

Hier kan er dus ook kruiselings gedelegeerd worden (dit wil zeggen: opdrachten van de gemeente aan OCMW-personeelsleden en vice versa), voor zover hierin voorzien is in de beheersovereenkomst.

5. Goedkeuring van de te betalen bedragen

Besturen moeten in het organisatiebeheersingssysteem vastleggen wie in welke gevallen bevoegd is voor de goedkeuring van de te betalen bedragen. Uiteraard gebeurt dat het best door iemand die een goed zicht heeft op de handeling die aanleiding heeft gegeven tot het te betalen bedrag. Bij de levering van goederen gebeurt er dus het best een vergelijking tussen wat er besteld, geleverd en gefactureerd werd.

Het kan gebeuren dat het factuurbedrag afwijkt van het bedrag dat vastgelegd werd. In dat geval moet de vastlegging na de goedkeuring van de te betalen bedragen aangepast worden. Na de goedkeuring volgt de aanrekening van de uitgave op het krediet.

6. Betaling

De meeste betalingen van het bestuur gebeuren giraal. Voor elke girale betaling zijn de handtekeningen van de algemeen en financieel directeur vereist, tenzij het betalingen in verband met het thesauriebeheer betreft waar de financieel directeur autonoom over beslist.

De algemeen directeur, of het personeelslid dat hij hiermee belast heeft, bevestigt met zijn handtekening dat de uitgave wettig en regelmatig is. Alvorens de betaling kan gebeuren, moet het bedrag vastgelegd en aangerekend zijn.

Indien de algemeen directeur of dat personeelslid weigert om de betalingsopdracht te tekenen, kan het uitvoerend politiek orgaan op eigen verantwoordelijkheid bevelen de betaling uit te voeren. Dat bevel kan niet worden geweigerd. Het uitvoerend politiek orgaan moet dan wel de raad op de hoogte brengen van dat betalingsbevel. Pas daarna kan de betaling uitgevoerd worden.

Het bestuur kan provisies ter beschikking stellen van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan. Het organisatiebeheersingssysteem moet dan een regeling voor provisies bevatten. Er is geen dubbele handtekening nodig indien die personeelsleden girale betalingen uitvoeren. Een provisie kan pas aangezuiverd worden nadat de uitgaven die ermee betaald werden, vastgelegd en aangerekend zijn. Voor de aanzuivering van de provisies is een dubbele handtekening vereist.

Meer informatie? Check onze publicatie Lokaal financieel management

Ook interessant

Bestuur & organisatie

Wegwijs overheidsopdrachten

Petra Dombrecht
Steven Van Garsse

Bestel

Bestuur & organisatie

Afvalbeheer

Anthony De Proft

Bestel

Bestuur & organisatie

Met hoge heren kersen eten - beleidsbeïnvloeding in de praktijk

Stefaan Viaene

Bestel

Bestuur & organisatie

Beleidsplanning in lokale besturen

Bestel

Overheidsopdrachten

22 Oct

Opleiding: Hoe maakt u werk van innovatieve overheidsopdrachten?

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 145

Schrijf u in