Menu

Lean management: MUDA in administratie op school

MUDA zijn die handelingen in je organisatie die middelen of tijd vragen, maar op zich geen enkele toegevoegde waarde hebben. Verspilling dus. Ook in administratieve processen op scholen is verspilling schering en inslag. Dertig procent MUDA of meer is zeker geen uitzondering.

02-07-2020 - door Hans Crampe

Als je aan lean-management wil doen, ga je kijken of activiteiten echt wel een toegevoegde waarde voor de klant betekenen. Als er geen toegevoegde waarde is, wordt dat verspilling genoemd, vaak aangeduid met de Engelse term waste. Het begrip MUDA wordt ook gebruikt om het geheel van verspillingen in een organisatie in te delen en te benoemen.

Maar wat betekent MUDA of waste in een administratieve omgeving op school? Wanneer vernietigt een administratief proces waarde in plaats van er te creëren? Fouten bij data-invoer, te veel of te vaak printen of kopiëren, geen betrouwbare computersystemen, beperkte beslissingsbevoegdheid in repetitieve taken, circulerende documentenstroom, dubbele archivering van informatie of documenten, lange administratieve doorlooptijden met tal van goedkeuringen,…

Er zou ook een belletje moeten rinkelen wanneer je in administratieve processen of in taakomschrijvingen van medewerkers een van de volgende werkwoorden opmerkt: controleren, overschrijven, corrigeren, rangschikken, etiketteren, samenvoegen, in ontvangst nemen, sorteren, inbrengen, teruggeven, klasseren, verdelen, kopiëren, verifiëren of markeren. Met de Lean-bril op stel je deze werkwoorden uitdrukkelijk in vraag. Is deze handtekening nodig? Wordt die soms niet gezet? Indien ja, wanneer gebeurt dit dan? Kan ik dat niet vermijden in mijn proces?

De administratieve processen in je organisatie zijn heel vatbaar voor verspilling omdat je bij problemen vaak de drang hebt om deze processen complexer te maken. Zo sluipt verspilling geruisloos binnen in je organisatie. Vaak ontstaan complexe processen omdat je denkt vanuit afdelingen en niet vanuit het proces. Er zijn wel stappen die je kunt schrappen zonder dat iemand iets doorheeft, maar niemand ziet het nog. Vaak is de aanleiding een discussiepunt of iets dat recentelijk verkeerd is gelopen.

Voorbeeld: kopieën van bestellingen

In een internaat kunnen de afdelingen tweemaal per week een bestelling plaatsen voor voedingsmiddelen. Die worden dan geleverd in een kleine gekoelde doos. De doos met voedingsmiddelen wordt door de medewerkers van een afdeling in de koelkast geplaatst. Op een dag zit de afdeling zonder yoghurt. Er ontstaat wat discussie in de organisatie. Is de medewerker het vergeten te bestellen? Iedereen beweert bij hoog en laag dat de bestelling wel degelijk gedaan is. Heel snel besluit de medewerker van de afdeling dat de fout bij de keuken moet zitten. De verantwoordelijke van de keuken wordt opgebeld. Er ontstaat een felle discussie aan de telefoon. De afdeling besluit vanaf nu een kopie te maken van elke bestelling vooraleer die doorgegeven wordt aan de keuken. De kopieën worden zorgvuldig bewaard in een ringmap op de afdeling.

Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. Veel organisaties hebben de gewoonte om, als er bijvoorbeeld iets van de afdeling verdwenen is, een mail naar iedereen te sturen. Dan verschijnt er voor de 450 medewerkers die een mailbox hebben een berichtje in de trant van: “Heeft er iemand onze laptop gezien?”. Onlangs was ik in een organisatie waar medewerkers de gewoonte hadden om op elke mail beleefdheidshalve een antwoordje te sturen (dank je wel, goed ontvangen…). Eenvoudige afspraken rond mailverkeer kunnen helpen. Gebruik bijvoorbeeld de code NNTR– no need to reply – wanneer iemand in cc een mail niet moet beantwoorden. Er zijn veel organisaties die veel MUDA hebben. Ze gebruiken de tools die beschikbaar zijn onvoldoende. Een vergadering beleggen via Doodle of Outlook is een stuk efficiënter dan iedereen afzonderlijk te bevragen.

Deze voorbeelden van administratieve MUDA kunnen met wat afspraken tamelijk snel uit de organisatie geweerd worden. Soms zit de oorzaak van verspilling in een organisatie dieper en is de enige oplossing om het volledige administratieve proces te herdenken. Je bekijkt hoe elke processtap zo eenvoudig, snel, betrouwbaar en accuraat mogelijk uitgevoerd kan worden.

Meer informatie? Check onze publicatie Lean in het onderwijs

Ook interessant

Onderwijs

Buiten de school(m)uren

Marianne Coopman
Marc Van den Brande

Bestel

Onderwijs

Professionalisering op school (Tweede herwerkte editie)

Andries Valcke
Jimmy De Wandel
Wilfried De Rijck

Bestel

Onderwijs

Toetswijzer voor de lagere school

Bestel

Onderwijs

AliASS

Paulette De Caluwe
Hilde Meganck
Carine Michiels
Joke Pauwels

Bestel

Onderwijs

Portfolio Studiegebied Personenzorg BSO

Inneke Fichefet
Mariëtte Mollu

Bestel