Menu

Waarom een clean-desk policy invoeren niet gemakkelijk is

Nu steeds meer werknemers afwisselend opnieuw naar het werk gaan, zet de trend van de zogenaamde clean desk policy zich in veel organisaties verder door. De aanwezige collega's kunnen zich immers verspreiden over de kantoorruimte én poetsfirma's kunnen 's avonds alles netjes desinfecteren. Toch loopt het in veel organisaties niet zo vlot.

09-07-2020 - door Elke Wambacq, Filip Callewaert, Thomas De Spiegelaere, Anton Maes, Michaël Van Damme

De mens is een gewoontedier. Het is een van de meest gehoorde boutades bij het implementeren van een verandering in de werkorganisatie. Uiteraard leert de mens in de werkomgeving gedrag aan en eens verworven is het niet eenvoudig om dit gedrag weer af te leren. Herhaling van gedrag leidt tot gewoontes. Het is een feit dat gewoontes worden verankerd in de organisatiecultuur en zo worden doorgegeven aan nieuwkomers.

De mooiste, best ontworpen werkomgeving kan uitdraaien op een ramp, net zoals sommige abominabele werkomgevingen zeer succesvol blijken te zijn. Het succes van een werkomgeving hangt dus niet enkel af van de infrastructuur. Het gedrag van de gebruikers blijkt een cruciale component. Indien we een succesvolle werkomgeving willen creëren waarin kennisuitwisseling een spontane reflex is, dan zullen we dus ook op het gedrag van de gebruikers moeten inzetten.

Laten we even kijken naar een van de grote dooddoeners in de moderne werkomgeving: het invoeren van een cleandesk-policy. Zeker in Corona-tijden een interessante piste.

Veel organisaties dromen van een opgeruimde werkomgeving met lege bureaus die de professionaliteit en de efficiëntie van de organisatie ondersteunt. Men botst echter al snel op een muur van weerstand bij de gebruikers, want het opruimen van bureaus behoort bij heel wat organisaties helemaal niet tot de bedrijfscultuur. Opruimgedrag in de kantooromgeving wordt niet gezien als belangrijk - terwijl deze organisaties dikwijls pronken met hun behaalde kwaliteitslabels. Sommige werknemers zweren bij een gezonde chaos op het bureaublad om de creativiteit aan te zwengelen.

Opruimen, bijna niemand doet het graag, te beginnen bij een CEO die alle belangrijke documenten gewoon op stapeltjes op zijn bureau bewaart: an empty desk an empty mind. Hij zal geen gelegenheid laten passeren om te verklaren dat het voor hem persoonlijk onmogelijk is om zijn bureau op te ruimen. Daarbij komt nog dat er in de organisatie nooit afspraken werden gemaakt rond het opruimen van het persoonlijke bureau (proces). Er bestaan geen richtlijnen rond het bewaren van documentatie of het afdrukken van vergaderverslagen.

Uit het voorgaande voorbeeld blijkt duidelijk dat we meer zullen moeten doen dan een structurele maatregel afkondigen om dit gedrag in de werkomgeving te veranderen. Gedrag bijsturen in de werkomgeving is niet eenvoudig en vraagt vooral participatie van de gebruikers. De implementatie van een nieuwe vorm van werken vraagt om een specifiek begeleidingstraject waarbij de gebruikers worden betrokken bij het opmaken van een aantal gedragsafspraken over het gebruik van de werkomgeving.

Het aspect kennisontwikkeling kan aan bod komen in dit traject. Het is zeer nuttig om samen met de gebruikers een duidelijk kader te ontwikkelen waarbinnen we het specifieke gedrag bepalen en omschrijven dat binnen een nieuwe manier van samenwerken verwacht wordt.

Meer informatie? Check onze publicatie Maak plaats voor kenniswerk 

Ook interessant

Personeel

Burn-Out en Leiderschap

Sonja Reckers

Bestel

Personeel

De kracht van zelfsturende teams

Daan Sorgeloos
Guido Maes
Toon Torbeyns
Carla Arp

Bestel

Personeel

Gekonkelfoes in organisaties

Nele Verrezen

Bestel

Personeel

Werken met de SWOT-analyse - 3de editie

Simonne Vermeylen

Bestel

Personeel

Beïnvloeden van het proces van kwaliteitsmanagement | 2de editie

Theo Wijnen

Bestel

Personeel

Intervisie

Stef Herman

Bestel