Menu

10 kenmerken van effectieve feedback onder collega's

Feedback is een must om als organisatie succesvol te kunnen zijn. Echte feedback is het geven van positieve, negatieve of neutrale input aan elkaar over situaties, manieren van werken of doen - en dat steeds vanuit een tweerichtings-communicatie. We schetsen tien kenmerken van effectieve feedback.

19-11-2020 - door Ann Moreels

Feedback is dus niet gelinkt aan alleen maar negatieve feedback en is niet iets wat in een worstelmatch gebeurt. Effectieve feedback is:

1. Specifiek

Concreet, niet algemeen. Bijvoorbeeld niet: je hebt dat goed gedaan. Wel: je hebt dat goed gedaan omdat die aanpak oog toonde voor details, voor de zorgen van de burger en ook omdat alles tijdig in orde was.

2. Niet-persoonlijk

Focus op het gedrag van mensen, op de situatie, op wat je gezien hebt. En niet op wie ze zijn. Jij, gevolgd door een negatieve boodschap, komt vaak hard aan en zal steeds een verdedigende reactie uitlokken. Zeg bijvoorbeeld niet: jij bent de reden waarom we hier zoveel achterstand hebben of jij bent echt lui. Dat zal een verdedigende reactie creëren. Focus op wat je zag. Ik zag dat er enkele keren aan het secretariaat kortaf werd geantwoord op de vragen van leerlingen of Ik zie hier in jouw personeelsdossier vijf afwezigheden staan, telkens op een vrijdag.

3. Toekomstgericht

De focus ligt dus eerder op het geven van feedback via een analyse van een situatie, aanpak of gedrag. En daarna op het samen zoeken naar advies en tips voor de toekomst. Advies blijkt tenslotte psychologisch meer geaccepteerd te worden dan negatieve conclusies over een bepaalde aanpak of een manier van doen waarbij de medewerker of leidinggevende te horen krijgt dat iets niet meer kan of anders moet. En waarbij die dus zelf zijn of haar nieuwe aanpak moet zoeken.

4. Werkgerelateerd

Betrek er geen zaken bij die niet werkgerelateerd zijn en die verwijzen naar wat iemand buiten de werkuren doet of met personen buiten de organisatie. Laat die zaken ook niet als een onbewust vooroordeel meespelen.

5. Zelf gezien of feitengeoriënteerd

Dat betekent dat je niet voortgaat op wat anderen vertellen, tenzij het op papier staat of op mail. Collega’s die dus komen klagen over een andere collega zijn geen vrijgeleide voor de leidinggevende om dat aan te pakken. Probeer te observeren wat je hoorde vanuit iemand die iets kwam vertellen en probeer daarna gefocust te kijken. Wanneer je signalen ziet die in de lijn liggen van wat de collega vertelde, dan kan je er vanuit eigen ervaringen of eigen mening op inspelen. Niets is zo erg als: ik hoorde vertellen, maar ik kan niet zeggen door wie.

6. Tijdig

Dat betekent dat je vaak feedback geeft, positieve en minder positieve, afhankelijk van wat zich heeft voorgedaan en dat je dus niet wacht tot het jaarlijkse feedbackgesprek. Sommige leidinggevenden noteren in een boekje hun observaties die ze dan opsparen voor het jaarlijkse gesprek. Dat is echt uit den boze. Je kan als leidinggevende wel een samenvatting maken van de observaties, maar de feedback hoort al veel eerder gegeven te zijn.

7. Frequent

Dat kenmerk moedigt regelmatige feedback aan, zodat het als natuurlijk kan overkomen. Zeker waarderende feedback hoort ook regelmatig gegeven te worden, zonder erin te overdrijven, want dan komt het noch eerlijk, noch correct over. Terugkerende negatieve feedback hoort in een coachingproces ingekapseld te zitten, waarbij er dan samen gewerkt wordt aan de negatieve elementen.

8. In een passende omgeving

Feedback hoort in een individuele context gegeven te worden, zeker als het gaat om constructieve feedback. Let op: sommige medewerkers horen ook graag de positieve feedback in een individuele setting en niet in een teamvergadering

9. Doelgericht

Weet welke topics je gaat bespreken, bereid je daarop voor en houd het haalbaar qua aantal thema’s. ​

10. Interactief

Feedback is een tweerichtingsgebeuren. Naast het effectief kunnen vertellen door beide gesprekspartners van de feedback, betekent dat kenmerk ook het reëel in rekening nemen van elkaars perspectief of van elkaars situatie. Het gaat dus vooral om het in elkaars schoenen gaan staan, zodat de feedback begrepen wordt en echt opgenomen wordt.

Meer informatie? Check onze publicatie Feedback geven en ontvangen

Ook interessant

Personeel

Burn-Out en Leiderschap

Sonja Reckers

Bestel

Personeel

De kracht van zelfsturende teams

Daan Sorgeloos
Guido Maes
Toon Torbeyns
Carla Arp

Bestel

Personeel

Gekonkelfoes in organisaties

Nele Verrezen

Bestel

Personeel

Werken met de SWOT-analyse - 3de editie

Simonne Vermeylen

Bestel

Personeel

Beïnvloeden van het proces van kwaliteitsmanagement | 2de editie

Theo Wijnen

Bestel

Personeel

Intervisie

Stef Herman

Bestel