Medische gegevens van een werknemer mag je in principe niet opnemen in het personeelsdossier. Alleen in uitzonderlijke situaties en indien de werknemer de gegevens vrijwillig heeft verstrekt. Dit is zo als de organisatie rekening moet houden met de gezondheid van zijn werknemer, bijvoorbeeld indien de werknemer in ernstige mate last heeft van astma, epilepsie of suikerziekte. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de organisatie en de directe collega’s hiervan op de hoogte zijn en eventueel geïnformeerd worden over wat zij moeten doen in geval van nood.
Is de werknemer aan het re-integreren dan mag de info over de beperkingen die de werknemer ervaart op het werk door zijn ziekte en over de noodzakelijke aanpassingen (zoals een aangepaste stoel) op de werkvloer ook opgenomen worden.
Soms is de verwerking van medische gegevens van een werknemer noodzakelijk voor doeleinden van arbeidsgeneeskunde of voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer. In dit geval mag de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer de gegevens verwerken in een gezondheidsdossier.
