Menu

Strategisch communiceren over hinder en werken: de drie D’s van hindercommunicatie

Communicatie is timing. Op welk moment zeg ik wat? Zit je nog maar in de planningsfase, dan heb je iets anders te vertellen dan wanneer je vlak voor de start van de werken staat. Toch zit er een rode draad in je communicatie. En om die te bewaken, helpt de 3D-techniek om steeds de juiste accenten te leggen. Bovendien niet alleen voor werken met hinder of ongemak. Ze is ook een prima techniek om in alle projecten met een lange doorlooptijd te gebruiken.

19-04-2021 - door Bart Derison

STAP 1 : De drie tijdstippen van communiceren

Bij elk klein of groot project heb je de vaak lange aanloopperiode naar de periode van uitvoering. En je hebt de realisatieperiode zelf. Je kan hier drie grote fases in herkennen, waarbij de manier van communiceren telkens anders is.

Tijdstip 1: ‘Daarom is het project nodig’

Hier start je communicatietaak, nog lang voor de eerste spade de grond in gaat. ‘Daarom doen we dit.’ Je legt vooral uit waarom de werken nodig zijn. Je wil natuurlijk dat iedereen goed begrijpt dat de nieuwe situatie na de werken beter is dan de huidige en dat het project noodzakelijk is. ‘We moeten dit project doen om onze fietspaden veiliger te maken.’

Tijdstip 2: ‘Dit gaan we doen’

Ben je al wat meer opgeschoten met de planning van je project, dan kan je ook meer communiceren over de uitvoering zelf. Je doelgroepen, van bewoners, handelaars tot de gemeenteraad, komen dan ook met die vragen. Hoe gaat het project eruitzien? Is er al een maquette? Welke hinder zal er zijn? Dat soort vragen. En er duiken al wat timingvragen op waar je antwoord op kan geven. Wat is de precieze planning? Wanneer krijg ik overlast? Maar, en dat is belangrijk, je blijft communiceren waarom je de werken doet. Anders verliezen je doelgroepen uit het oog waarom ze straks door al die ellende moeten.

Tijdstip 3: ’Dan gaan we het uitvoeren’

Vlak voor de werken verschuift de focus naar de timing. Een handelaar wil namelijk weten wanneer zijn parkeerplaatsen niet beschikbaar zijn. Ook tijdens de werken zelf geef je permanent informatie over de timing. Over deelfases of verschuivingen in de planning. Maar je vergeet niet om het waarom te blijven meenemen in je communicatie. Zeker in de zware hinderfase moet je laten zien waarom je dit project doet en hoe het er uiteindelijk allemaal gaat uitzien.

STAP 2: leg de 3D’s over je communicatiemiddelen

Of het nu een bewonersbrief, informatiemarkt of Facebook-post is, op elk tijdstip helpen de 3D’s om na te gaan of je communicatiebalans juist zit. Dat kan door het belang in woord en beeld dat je geeft per D. Of door de volgorde van de 3D’s. Dat varieert dus per tijdstip. En zo kan een bewonersbrief over een project er op drie verschillende tijdstippen tegelijk anders uitzien en toch helemaal hetzelfde zijn.

Meer informatie? Check onze publicatie Laat ons zeggen dat het (de) shit wordt

Ook interessant

Communicatie & informatie

Wegwijzer bibliotheken en documentatiecentra | Print + digitaal met abonnement

Bestel

Communicatie & informatie

Iedereen contentcreator op sociale media. Met de smartphone aan de slag! (pakket van 5)

Nadja Desmet

Bestel

Communicatie & informatie

Informatieveiligheid en cybersecurity duiden via film

Marc Vael

Bestel

Communicatie & informatie

Laat ons zeggen dat het (de) shit wordt.

Bart Derison

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie

Technologie, ethiek en beleid

Bestel

Communicatie & informatie

Goedzoeker of goudzoeker

Nicole Vranken

Bestel