Menu

Wil je verspilling in je werkomgeving vermijden door beter te organiseren?

Mensen in de zorgsector hebben soms nood aan een systeem om hun organisatie beter te structureren en te organiseren. Zo is de lean-methode bijvoorbeeld een handig hulpmiddel om mee aan de slag te gaan.

18-11-2021 - door Hans Crampe

Lieve is vijf jaar verantwoordelijke in een kinderdagverblijf Ukkie Pukkie. Ukkie Pukkie is twaalf jaar geleden verhuisd naar een nieuwbouw. Dagelijks worden er een 25-tal kinderen tussen nul en drie jaar opgevangen. Het gebeurt regelmatig dat ze schenkingen krijgen van tevreden ouders. Courant is dat speelgoed of ander materiaal. Geleidelijk raken de bergingen overvol en is het eventjes zoeken vooraleer er iets teruggevonden wordt. Lieve, de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf, stelt op de raad van bestuur de vraag of het niet mogelijk is om een kleine container aan te schaffen, zodat ze de bergruimte kunnen vergroten. Want, en dat is volgens haar het doorslaggevende argument, volgend jaar komen er nog vijf plaatsen voor kinderen bij. En dan zullen ze zeker bergruimte te kort hebben.

Een van de leden van de raad van bestuur, Herman, is een gepensioneerd directeur afkomstig uit de industrie en vraagt om toch eens eerst 5S uit te proberen. Lieve hoort het eerst in Keulen donderen, maar gaat graag in op het aanbod van de bestuurder om haar te begeleiden. Ze spreken die donderdag af om 10.00 uur. Hij heeft zelf een duizendtal stickers in drie kleuren bij zich. Na een deugddoend kopje koffie stelt Lieve voor om samen een ronde te maken door het kinderdagverblijf en de stickers te kleven. Herman aarzelt even en vraagt of het niet mogelijk is om heel kort alle personeelsleden samen te roepen. Op een heel enthousiaste manier en vol verwijzingen naar hun thuissituatie enthousiasmeert hij de drie kinderverzorgsters. Hij geeft hen de rode stickers en vraagt hen ze te kleven op die voorwerpen die ze het laatste jaar niet gebruikt hebben. Hij spreekt af dat hij de dag erop opnieuw zal langskomen.

Als hij een dag later opnieuw langskomt, merkt hij heel wat rode stickers: oude babybadjes, kinderstoeltjes die ondertussen vervangen zijn, speelgoed dat negatief werd geadviseerd door de kinderinspectie, tot zelfs afkolftoestellen en oude weegschalen toe. En tot hun grote verrassing zijn er ook heel veel kapotte of beschadigde toestellen. Het is een moeilijke oefening, vertrouwen ze hem toe. Er worden heel wat herinneringen opgehaald, maar ze hebben met steun van elkaar van hun hart een steen gemaakt en de rode stickers gekleefd. Als Herman zegt dat tegen het einde van de dag al dat materiaal weg moet, kijken ze hem vol onbegrip aan. Daarvoor hebben we nu echt geen tijd, vertrouwen ze hem toe. Hij en Lieve contacteren een kringloopcentrum dat bereid is om op zaterdagmorgen al het materiaal te komen ophalen. Lieve en Saskia, de medewerker die instaat voor de schoonmaak, hebben er geen probleem mee om op zaterdag even langs te komen. Meteen maken ze van de gelegenheid gebruik om alles eens schoon te maken.

Maandag is Herman weer van de partij. Een aantal kinderen begint meteen te lachen naar hem. De vreemde meneer met de stickers is daar weer. Eentje noemt hem zelfs ‘opa sticker’. Want ook op maandag heeft hij stickers mee. Deze keer zijn het witte. Hij vraagt aan de medewerkers om tegen woensdag op elk voorwerp te noteren hoeveel keer per week ze het gebruiken. Het verwondert Herman dat ze zijn vraag blijkbaar niet zo ongewoon vinden. En als hij de donderdag terugkomt, merkt hij op dat ze dit netjes hebben genoteerd. Op zich vinden ze het wel grappig. In de leefgroepkamer, waar ze het meest aanwezig zijn, liggen veel spullen die ze niet zo vaak nodig hebben. In de bergingen daarentegen ligt heel veel materiaal dat ze tot acht keer per dag nodig hebben. “En wij ’s avonds maar klagen dat we moe zijn van al dat heen-en-weergeloop”, zegt Lieve erbij. Er wordt afgesproken dat ze het geheel gaan reorganiseren. Herman raadt ook aan om dingen die op wieltjes staan of wat groter zijn op een vaste plaats op de grond te zetten en dat ook zo op de grond aan te duiden met strepen, zoals op een parking. Hij heeft, om de vragen voor te zijn, meteen al wat speciale kleefband meegebracht. “Eventueel kan je er ook een geplastificeerde foto bij kleven”, zegt hij. Zo gezegd, zo gedaan. Ze maken foto’s van alle toestellen. Ook de weegschaal en de keukenmixer worden gefotografeerd. Die laatste zet iedere medewerker op een andere plaats en er wordt vaak naar gezocht.

Twee weken later komt ‘opa sticker’ nog eens langs. Een van de bergingen is helemaal leeg. “We gebruiken deze ruimte nu om zieke kindjes tijdelijk apart te leggen zodat ze de anderen niet ziek maken vooraleer hun ouders ze komen halen”, zegt Lieve. “En die aanvraag voor de container mag je laten vallen. Dank je voor alles! Onze organisatie is helemaal veranderd, en het is goed dat je de mensen er meteen bij betrokken hebt.” “Ik wil je niet ontgoochelen,” zegt Herman, “maar vandaag kan je nog niet zeggen dat er iets is veranderd. Nu begint het pas. Iedereen moet aandachtig zijn dat er geen nieuwe voorwerpen in de berging komen. Ik raad je aan wekelijks eens een rondgang te maken.” “Kan jij dit niet komen doen?” vraagt Lieve. “Je bent het hier nu toch al gewoon en de medewerkers hebben je graag.” “Nee,” zegt Herman, “nu ga ik tijd maken voor mijn eigen kleinkinderen. Veel succes ermee!” ‘Opa sticker’ verlaat voor de laatste keer het kinderdagverblijf.

Wil je verspilling in je werkomgeving vermijden door beter te organiseren, dan heb je aan 5S een goed instrument. Snel nadat je het hebt ingevoerd, zal je merken dat er minder foutief materiaal gebruikt wordt, dat er minder vervallen materiaal is en dat de zoektijden voor je medewerkers een stuk korter worden.

Het is ook een ideale techniek om meteen je medewerkers bij te betrekken. In de praktijk kan je het project het best opsplitsen in twee grote stappen. Er is een eerste fase waarin je het geheel voorbereidt (de grote lenteschoonmaak) en een tweede fase waarin je het plan verder opvolgt (het in stand houden).

Inderdaad, het kan in de eerste stap allemaal netjes in orde zijn, de grote vraag is of dat zo zal blijven. Eén ding is zeker: het zal niet vanzelf gaan. Tenzij bergaf natuurlijk. Je zal erover moeten waken dat je medewerkers niet in hun oude gewoontes hervallen.

Meer informatie over de lean-methode? Bekijk onze publicatie Lean in gezondheids- en welzijnsvoorzieningen.

Ook interessant

Zorg & welzijn

Buitenslapen - cahierreeks Kinderopvang

Bestel

Zorg & welzijn

Fijne SOFA-momenten (map)

Katrien Peeters
Liesbet Van Vlasselaer

Bestel

Zorg & welzijn

Dementie: van begrijpen naar begeleiden

Expertisecentrum Dementie

Bestel

Zorg & welzijn

Handboek integrale jeugdhulp (15) - Jeugdhulp in tijden van corona

Karel De Vos
Hans Grymonprez
Kerger Denoix
Griet Roets
Rudi Roose
Pieter Verstraete

Bestel

Zorg & welzijn

Een nieuw paar ogen

Giselinde Bracke
Ine Hostyn
Ann Steverlynck
Sofie Verschaeve

Bestel

Zorg & welzijn

Therapeutische tuinen

Terra-Therapeutica

Bestel