Mappenstructuren evolueren soms heel snel en sterk. Ze volgen ook vaak de herstructureringen en organisatorische wijzigingen binnen de administratie. Bijvoorbeeld: een dienst milieuvergunningen en een dienst stedenbouwkundige vergunningen worden een omgevingsloket, en twee mappenstructuren (één per dienst) worden samengevoegd. Er wordt een nieuwe centrale mappenstructuur of nieuw klassement opgezet.
Daarbij gebeurt het vaak dat delen van een klassement of zelfs volledige klassementen in onbruik raken. Zo worden bepaalde delen van een oud klassement niet overgezet naar het nieuwe klassement bij een reorganisatie, maar ook niet gearchiveerd of formeel vernietigd. Ze belanden in een verdomhoekje, op een harde schijf, op een C-schijf, in de cloud… Of ze worden wel overgezet, maar komen terecht in een map ‘Oud klassement’, ‘Archief’… Je kunt het vergelijken met de kelder of zolder waar papieren dossiers achterblijven, zonder dat ze nog beheerd worden.
Ook bij vertrek van personeelsleden wordt vaak de inhoud van ‘persoonlijke’ mappen of mailboxen gedumpt en achtergelaten in een centraal klassement. Het gaat dan om procesgebonden informatie (of een procesgebonden archief), die eigenlijk centraal geklasseerd had moeten worden. Nochtans bevatten die mappen ook heel vaak bestuursdocumenten waarover een beslissing over archivering of vernietiging moet worden genomen. Ze mogen niet vernietigd worden zonder toelating.
Het Felixarchief (stads- en OCMW-archief van Antwerpen) wordt regelmatig geconfronteerd met dergelijke verweesde mappenstructuren en heeft daarom een werkwijze ontwikkeld om wanordelijke of verweesde digitale klassementen te verwerken.