Menu

Hoe hou je de controle over je digitale mappenstructuren?

Digitale mappenstructuren (klassementen) voor een organisatie zijn de laatste jaren sterk in opmars. Omdat ze zo flexibel en eenvoudig te gebruiken zijn, zijn ze voor veel lokale besturen en andere organisaties de centrale plaats waar ze procesgebonden informatie/(semi-)dynamisch archief opslaan. Ook privépersonen klasseren hun documenten intussen in mappenstructuren op hun pc of in online-opslagsystemen. Hoe bouw je zo’n systeem op en hoe hou je het onder controle?

26-11-2021 -

Mappenstructuren evolueren soms heel snel en sterk. Ze volgen ook vaak de herstructureringen en organisatorische wijzigingen binnen de administratie. Bijvoorbeeld: een dienst milieuvergunningen en een dienst stedenbouwkundige vergunningen worden een omgevingsloket, en twee mappenstructuren (één per dienst) worden samengevoegd. Er wordt een nieuwe centrale mappenstructuur of nieuw klassement opgezet.

Daarbij gebeurt het vaak dat delen van een klassement of zelfs volledige klassementen in onbruik raken. Zo worden bepaalde delen van een oud klassement niet overgezet naar het nieuwe klassement bij een reorganisatie, maar ook niet gearchiveerd of formeel vernietigd. Ze belanden in een verdomhoekje, op een harde schijf, op een C-schijf, in de cloud… Of ze worden wel overgezet, maar komen terecht in een map ‘Oud klassement’, ‘Archief’… Je kunt het vergelijken met de kelder of zolder waar papieren dossiers achterblijven, zonder dat ze nog beheerd worden.

Ook bij vertrek van personeelsleden wordt vaak de inhoud van ‘persoonlijke’ mappen of mailboxen gedumpt en achtergelaten in een centraal klassement. Het gaat dan om procesgebonden informatie (of een procesgebonden archief), die eigenlijk centraal geklasseerd had moeten worden. Nochtans bevatten die mappen ook heel vaak bestuursdocumenten waarover een beslissing over archivering of vernietiging moet worden genomen. Ze mogen niet vernietigd worden zonder toelating.

Het Felixarchief (stads- en OCMW-archief van Antwerpen) wordt regelmatig geconfronteerd met dergelijke verweesde mappenstructuren en heeft daarom een werkwijze ontwikkeld om wanordelijke of verweesde digitale klassementen te verwerken.

Meer lees je binnenkort in het boek Digitaal informatie beheren – Digitaal werken en archiveren dat verschijnt binnen de reeks Wie klasseert, die Vindt.

Ook interessant

Communicatie & informatie

Later word ik strateeg

Philippe De Vries
Maarten Debecker

Bestel

Communicatie & informatie

Scoren met creatieve content op sociale media

Kristof D'hanens
Brecht Vanderstraeten

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Cultuur & vrije tijd, Omgeving

Civic Crowdfunding, een handboek voor Changemakers

Growfunding

Bestel

Communicatie & informatie

Werken met foto's

Luc Van De Steene

Bestel

Communicatie & informatie

Wegwijzer bibliotheken en documentatiecentra | Print + digitaal met abonnement

Bestel

Communicatie & informatie

Iedereen contentcreator op sociale media. Met de smartphone aan de slag! (pakket van 5)

Nadja Desmet

Bestel