Een trash day of opruimdag organiseren helpt. Op die (halve) dag houden alle medewerkers van een organisatie(onderdeel) zich enkel bezig met het ordelijk en toegankelijk maken of houden van zowel het papieren als digitale klassement van een organisatie.
Een trash day kan georganiseerd worden als een vorm van teambuilding, aangezien het de onderlinge samenwerking tussen de medewerkers stimuleert en zelfs een brug tussen verschillende ‘eilanden’ kan zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als een bepaalde afdeling beroepsdossiers wil vernietigen waar ook de juridische dienst bij betrokken is.
Daarnaast komt het ook de werking van de organisatie ten goede, zonder dat het veel hoeft te kosten. Door verouderde informatie te vernietigen of over te dragen aan het archief zullen medewerkers in de toekomst hun benodigde informatie sneller kunnen terugvinden en hebben ze ook weer plaats om nieuwe dossiers op te bergen.
Bijgevolg kunnen ze meer focussen op hun kerntaken. Openbare besturen, zoals gemeenten, beschikken bijvoorbeeld over bijzonder uiteenlopende informatie met betrekking tot hun grondgebied, gaande van economie en kinderopvang, over erfgoed, onderwijs, financiën tot maatschappelijk welzijn en openbare werken. Die informatie is verspreid over tal van afdelingen en diensten. Het correct delen en overzichtelijk beschikbaar stellen van openbare informatie aan collega’s en burgers kan hier een enorme tijdswinst genereren. Dat vermijdt ook dat rapporten en onderzoeken meermaals worden uitgevoerd door verschillende afdelingen of dat dezelfde gegevens meerdere keren worden opgevraagd.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (art. III.80) stelt dat het topmanagement de volledige eindverantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van het informatiebeheer draagt. In een lokaal bestuur wil dat bijvoorbeeld zeggen dat het college van burgemeester en schepenen bestuurlijk verantwoordelijk wordt gesteld voor het archief en de algemeen directeur voor de praktische uitvoering ervan. Het spreekt voor zich dat dat topmanagement de operationele vertaling niet zelf zal doen, maar daarvoor wel in voldoende middelen moet voorzien, waaronder personeel (bv. een geschoolde informatieprofessional).