Menu

Een opruimdag of trash day als teambuilding

Verouderde informatie zorgt voor verwarring en maakt het moeilijk om de correcte, actuele gegevens terug te vinden. Daarom is het belangrijk om te investeren in informatiebeheer. Investeringen in informatiebeheer betalen zichzelf indirect terug. Enerzijds kan er dankzij een efficiënt(er) beheer bespaard worden op (opslag)ruimte en anderzijds zorgt een betere toeganke¬lijkheid ervoor dat medewerkers geen of minder tijd verliezen met het zoeken naar informatie.

16-12-2021 -

Een trash day of opruimdag organiseren helpt. Op die (halve) dag houden alle medewerkers van een organisatie(onderdeel) zich enkel bezig met het ordelijk en toegankelijk maken of houden van zowel het papieren als digitale klassement van een organisatie.

Een trash day kan georganiseerd worden als een vorm van teambuilding, aangezien het de onderlinge samenwerking tussen de medewerkers stimu­leert en zelfs een brug tussen verschillende ‘eilanden’ kan zijn. Dat is bijvoor­beeld het geval als een bepaalde afdeling beroepsdossiers wil vernietigen waar ook de juridische dienst bij betrokken is.

Daarnaast komt het ook de werking van de organisatie ten goede, zonder dat het veel hoeft te kosten. Door verouderde informatie te vernietigen of over te dragen aan het archief zullen medewerkers in de toekomst hun benodigde informatie sneller kunnen terugvinden en hebben ze ook weer plaats om nieuwe dossiers op te bergen.

Bijgevolg kunnen ze meer focussen op hun kerntaken. Openbare besturen, zoals gemeenten, beschikken bijvoorbeeld over bijzonder uiteenlopende informatie met betrekking tot hun grondgebied, gaande van economie en kinderopvang, over erfgoed, onderwijs, financiën tot maatschap­pelijk welzijn en openbare werken. Die informatie is verspreid over tal van afdelingen en diensten. Het correct delen en overzichtelijk beschikbaar stellen van openbare informatie aan collega’s en burgers kan hier een enorme tijds­winst genereren. Dat vermijdt ook dat rapporten en onderzoeken meermaals worden uitgevoerd door verschillende afdelingen of dat dezelfde gegevens meerdere keren worden opgevraagd. 

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (art. III.80) stelt dat het topmanagement de volledige eindverantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van het informatiebeheer draagt. In een lokaal bestuur wil dat bijvoorbeeld zeggen dat het college van burgemeester en schepenen bestuurlijk verantwoordelijk wordt gesteld voor het archief en de algemeen directeur voor de praktische uitvoe­ring ervan. Het spreekt voor zich dat dat topmanagement de operationele vertaling niet zelf zal doen, maar daarvoor wel in voldoende middelen moet voorzien, waaronder personeel (bv. een geschoolde informatieprofessional).

Deze tekst is een van de bijdragen van de nieuwe publicatie ‘Digitaal informatie beheren en archiveren: digitaal werken. Een boek dat nog in december verschijnt binnen de geactualiseerde reeks ’Wie klasseert, die Vindt’.

Ook interessant

Communicatie & informatie

Digitaal informatie beheren en archiveren: digitaal werken

Bestel

Communicatie & informatie

Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben

Katrien Janssens
Farida Barki

Bestel

Communicatie & informatie

Informatie beheren en archiveren: regelgeving, GDPR en organisatie

Bestel

Communicatie & informatie

Content Management (2021) | Print

Jan Van Hee

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Cultuur & vrije tijd

Handboek vzw's

SCWITCH

Bestel

Communicatie & informatie, Politiek

Lokale verkiezingen winnen zonder opkomstplicht

Reinout Van Zandycke
Pieter De Vocht

Bestel