Concrete taken voor de informatiebeheerder(s) kun(nen) zijn:
- de procedure van dossieroverdrachten opvolgen (controle van de overdrachtslijsten, coördinatie van eventuele opschoning van de dossiers (dubbels, tijdelijke documenten, nietjes, etc.) enzovoort) en in de gaten houden wanneer er dossiers op de diensten naar het archief moeten;
- meewerken aan de organisatie van opruimdagen;
- contacten onderhouden tussen de eigen dienst en de archiefdienst;
- toezien op het informatiebeheer bij de eigen dienst: collega’s informeren en begeleiden bij het informatiebeheer, beheren van stukken in de dynamische en semistatische fase;
- eigen deskundigheid opbouwen en uitbreiden door het volgen van bijscholing door de archiefdienst en bijeenkomsten van de informatiebeheerders;
- de archiefdienst adviseren bij de praktische aspecten van het informatiebeheer op de dienst, het opstellen van selectielijsten en informatiebeheersplannen en het opbouwen van klassementen.
De bovenstaande taken gelden zowel voor papieren als digitale documenten.
Gedeelde verantwoordelijkheid
Informatiebeheer is een verantwoordelijkheid van iedereen in de organisatie. In ideale omstandigheden is het de bedoeling dat iedere medewerker over de nodige expertise beschikt om zijn informatie te organiseren. Het is echter vaak onmogelijk om elke medewerker op elke dienst een opleiding te geven. Daarom bouwen veel openbare instellingen een netwerk van informatiebeheerders uit: mensen die op de diensten verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer en daarvoor een specifieke opleiding krijgen. Die personen hebben als extra verantwoordelijkheid de communicatie tussen het centrale archief en hun dienst.
Het kan nodig zijn om een informatiebeheerder te coachen in het doorgeven van informatie aan collega’s op de werkvloer. Heeft hij zijn leidinggevende daarin mee? Kan hij op de steun van collega’s rekenen of staan die er eerder weigerachtig tegenover? Die factoren kunnen een grote impact hebben op het introduceren van veranderingen. Bij grotere organisaties kan het helpen om informatiesessies te organiseren voor de collega’s of communicatiemateriaal ter beschikking te stellen.
Hoe geef je de informatie als informatiebeheerder door aan collega’s?
Neem een voorbeeld van informatiebeheer uit de eigen leefwereld van je toehoorders. Je kunt bijvoorbeeld starten door te verwijzen naar de documenten die je medewerkers thuis bewaren zoals facturen, aankoopbewijzen, garantiebewijzen en contracten (ervaring). Daarna kun je aangeven dat die zaken niet eeuwig bijgehouden moeten worden en dat ze waarschijnlijk af en toe iets weggooien (reflectie). Vervolgens kun je die gedachtegang veralgemenen naar de organisatie en uitleg geven rond de toepassing van bewaartermijnen en selectieprocedures (conceptualiseren). Daarna kun je een voorbeeld van een selectielijst laten zien en die toepassen op een reeks documenten uit de administratie (toepassen).
