Het gevolg laat zich raden: je moet bepaalde handelingen opnieuw doen. Ook dat is verspilling die je met Lean te lijf kunt gaan. De oplossing ligt natuurlijk voor de hand. Zorg ervoor dat het niet gebeurt! Dat is een heel belangrijk principe binnen Lean. Zorg ervoor dat het van de eerste keer juist is! En uiteraard is dat niet zo eenvoudig. Misschien rationaliseer je het, en zeg je: “Het is zo druk dat het toch normaal is dat er af en toe een fout gemaakt wordt.”
Maar daar gaat Lean niet mee akkoord. Als je geen tijd hebt om het van de eerste keer goed te doen, zul je zeker geen tijd hebben om het opnieuw te doen als het de eerste keer niet goed was. Deze stelling vind je terug onder het acroniem DIRFT: Do It Right the First Time. Deze handelingen sluipen geruisloos binnen in je organisatie. Misschien ben je er niet eens alert voor.
Voorbeeld
Maandagmorgen, 10.00 uur. Voor de vergadering begint, wil je als directeur nog snel iets afdrukken op de centrale printer. Als je in de administratieve gang aankomt, blijkt de printer niet te werken. Er staat een mysterieuze code ‘E423’ op het display te lezen. Zelfs na de standaardhandeling bij defecten (‘start het toestel eens opnieuw op’) weigert het toestel alle dienst. Je besluit het defect voor de vergadering snel telefonisch door te geven aan de ICT-verantwoordelijke. Deze medewerker maakt zich boos. Het is al de vierde telefoon op drie uur tijd over dit toestel. Bovendien is de afspraak dat defecten doorgegeven worden via mail, dat maakt het voor de ICT-verantwoordelijke allemaal veel eenvoudiger en efficiënter. Je wijst de ICT-verantwoordelijke erop dat er in de administratieve gang geen computer is en dat je dringend naar de vergadering moet. Maar tevergeefs… Het is opvallend stil aan de andere kant van de lijn. Je belooft dat je in de toekomst je netjes aan de voorgeschreven procedure zult houden. Je krijgt het sibillijnse antwoord: “Moet ik dan mijn andere collega’s hypothekeren?” Wat later zit je op de vergadering en de printer ben je allang vergeten. Tot ’s avonds om 17.45 uur. Je wilt, voordat je je werkdag afsluit, nog vlug even iets afdrukken. De ICT-medewerker van de school is al naar huis. Je hebt geen idee of de printer al hersteld is. Toch even proberen misschien?
Sommige processen zijn zo in de organisatie verweven dat medewerkers ze soms als hun standaard takenpakket beschouwen. Dit wordt in de literatuur de hidden factory genoemd. Een verborgen bedrijf in jouw organisatie. Een bedrijf waar tijd en energie van je medewerkers naartoe gaat.
Voorbeeld
In een school zijn er geen automatische branddeuren (zelfsluitende deuren die steeds mogen openstaan van de brandweer omdat ze bij brand automatisch sluiten). Omdat een dergelijk systeem duur is, heeft de school gekozen voor gewone deuren, die dus per definitie steeds dicht moeten zijn. Maar dat is natuurlijk erg vervelend voor heel wat medewerkers die geregeld heen en weer moeten lopen met materiaal of karren. De medewerkers van de dienst logistiek en de schoonmaak steken geregeld kleine houten spieën onder de deur. Als Stefaan, de preventieadviseur, op een dag zijn ronde maakt, is hij verrast. Als verantwoordelijke voor de brandpreventie twijfelt hij niet wat er hem te doen staat. Hij verwijdert onmiddellijk de spieën van onder de deuren. De dag erop zijn de medewerkers van de dienst logistiek en van de dienst schoonmaak verwonderd. “Wie heeft deze spieën toch verwijderd?” vragen ze zich af. Ze aarzelen niet om bij Ludwig, de timmerman, extra spieën te vragen. Als Stefaan zijn preventiecontroles opnieuw doet, is hij verbolgen. Zonder blikken of blozen verwijdert hij de spieën opnieuw. Hij besluit de frequentie van zijn veiligheidsrondes op te drijven. Na een tijdje trekt Ludwig, de timmerman, aan de alarmbel. Hij wordt overbevraagd om spieën te maken. Hij vraagt de verantwoordelijke of de medewerkers die misschien opeten.
Deze energievretende activiteiten komen soms aan het licht als bv. een nieuwe medewerker of een student ze aan de kaak stelt. Maar ook als je zelf met een kritische blik naar je organisatie kijkt, zul je ze opmerken.
