Menu

Checklist voor het schrijven van duidelijke bewonersbrieven

Fijn als je met een brief de bewoners op de hoogte houdt van werken in hun straat of een evenement in de buurt. Maar wat als ze er weinig van begrijpen? Met deze checklist komt het helemaal goed!

13-05-2022 - door Katrien Janssens, Farida Barki

Lezer - doel - kernboodschap

  • De brief geeft een antwoord op concrete vragen van de lezer.
  • De brief houdt rekening met de beperkte voorkennis van de lezer. Daarom vermijd ik bijvoorbeeld moeilijke termen, of leg ik ze uit.
  • De lezer weet wat die moet doen als die de brief leest.
  • Ik weet bij welke communicatiefase de brief hoort: waarom, wat of wanneer.         

Structuur - lay-out

  • De kernboodschap voor de lezer staat in de eerste alinea van de brief.
  • Alles wat geen nuttige informatie is voor de lezer, schrapte ik.
  • Achtergrondinformatie staat onderaan de brief of schrapte ik.
  • De brief is maximaal twee A4’s lang, het liefst één A4.
  • De brief bestaat uit korte alinea’s.
  • Per alinea behandel ik één boodschap.
  • Tussen de alinea’s is er een witregel.
  • Boven de alinea’s staan tussentitels in het vet.
  • Als mijn lezer enkel de tussentitels leest, dan heeft die nog altijd een idee waarover de brief gaat.
  • Opsommingen staan in lijstjes, dus niet in een doorlopende tekst.
  • In de brief staan tussentitels en enkele kernwoorden in het vet.
  • Ik gebruik één lettertype in de brief.
  • Ik gebruik één of twee verschillende lettergroottes in de brief.
  • Ik gebruik niet te veel kleur in de brief.
  • Als ik een stratenplan gebruik, bevat dat enkel de informatie die de lezer nodig heeft.
  • Ik gebruik duidelijke foto’s.
  • Ik gebruik geen pictogrammen.

Zinnen

  • Ik schrijf meestal korte zinnen van ongeveer vijftien woorden.
  • De zinnen bevatten weinig ‘vulwoorden’.
  • Ik werk af en toe met een vraag en antwoord.
  • Mijn zinnen komen meteen ter zake, zonder lange aanlopen.
  • Verwijzingen naar wetteksten staan in voetnoten.
  • Als ik instructies geef, gebruik ik vaak de bevelvorm.
  • Ik zet geen informatie tussen haken.
  • Ik schrijf amper passieve zinnen.
  • Ik spreek de lezer zoveel mogelijk aan met ‘je’ of ‘u’.
  • Ik verwijs naar mijn organisatie met ‘we’.
  • Ik gebruik een genderinclusieve aanhef, bijvoorbeeld ‘beste bewoner’.
  • Ik gebruik nooit ‘men’.
  • Ik gebruik geen storende naamwoordstijlen.
  • Ik gebruik weinig beeldspraak of vaste uitdrukkingen.

Woorden

  • Ik gebruik meestal korte, eenvoudige woorden van maximaal drie lettergrepen.
  • Samengestelde woorden trek ik vaak uit elkaar.
  • Ik schrijf verzorgde spreektaal.
  • Ik vermijd vaktermen. Kan ik die toch niet vermijden? Dan leg ik ze kort uit.
  • Ik gebruik dezelfde vakterm doorheen de tekst, dus geen synoniem.
  • Ik schrijf zo weinig mogelijk afkortingen.

En ook nog dit

  • Ik liet de brief even rusten. Of ik vroeg buitenstaanders om feedback te geven op de brief. Een paar bewoners, bijvoorbeeld.
Deze checklist hoort bij de publicatie Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Tips voor duidelijke bewonersbrieven van Farida Barki en Katrien Janssens (Wablieft Tekstadvies).

www.duidelijketaal.be

tekstadvies@wablieft.be

Ook interessant

Communicatie & informatie

Content Management (2021) | Print

Jan Van Hee

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Cultuur & vrije tijd

Handboek vzw's

SCWITCH

Bestel

Communicatie & informatie, Politiek

Lokale verkiezingen winnen zonder opkomstplicht

Reinout Van Zandycke
Pieter De Vocht

Bestel

Communicatie & informatie

Later word ik strateeg

Philippe De Vries
Maarten Debecker

Bestel

Communicatie & informatie

Scoren met creatieve content op sociale media

Kristof D'hanens
Brecht Vanderstraeten

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Cultuur & vrije tijd, Omgeving

Civic Crowdfunding, een handboek voor Changemakers

Growfunding

Bestel