Lezer - doel - kernboodschap
- De brief geeft een antwoord op concrete vragen van de lezer.
- De brief houdt rekening met de beperkte voorkennis van de lezer. Daarom vermijd ik bijvoorbeeld moeilijke termen, of leg ik ze uit.
- De lezer weet wat die moet doen als die de brief leest.
- Ik weet bij welke communicatiefase de brief hoort: waarom, wat of wanneer.
Structuur - lay-out
- De kernboodschap voor de lezer staat in de eerste alinea van de brief.
- Alles wat geen nuttige informatie is voor de lezer, schrapte ik.
- Achtergrondinformatie staat onderaan de brief of schrapte ik.
- De brief is maximaal twee A4’s lang, het liefst één A4.
- De brief bestaat uit korte alinea’s.
- Per alinea behandel ik één boodschap.
- Tussen de alinea’s is er een witregel.
- Boven de alinea’s staan tussentitels in het vet.
- Als mijn lezer enkel de tussentitels leest, dan heeft die nog altijd een idee waarover de brief gaat.
- Opsommingen staan in lijstjes, dus niet in een doorlopende tekst.
- In de brief staan tussentitels en enkele kernwoorden in het vet.
- Ik gebruik één lettertype in de brief.
- Ik gebruik één of twee verschillende lettergroottes in de brief.
- Ik gebruik niet te veel kleur in de brief.
- Als ik een stratenplan gebruik, bevat dat enkel de informatie die de lezer nodig heeft.
- Ik gebruik duidelijke foto’s.
- Ik gebruik geen pictogrammen.
Zinnen
- Ik schrijf meestal korte zinnen van ongeveer vijftien woorden.
- De zinnen bevatten weinig ‘vulwoorden’.
- Ik werk af en toe met een vraag en antwoord.
- Mijn zinnen komen meteen ter zake, zonder lange aanlopen.
- Verwijzingen naar wetteksten staan in voetnoten.
- Als ik instructies geef, gebruik ik vaak de bevelvorm.
- Ik zet geen informatie tussen haken.
- Ik schrijf amper passieve zinnen.
- Ik spreek de lezer zoveel mogelijk aan met ‘je’ of ‘u’.
- Ik verwijs naar mijn organisatie met ‘we’.
- Ik gebruik een genderinclusieve aanhef, bijvoorbeeld ‘beste bewoner’.
- Ik gebruik nooit ‘men’.
- Ik gebruik geen storende naamwoordstijlen.
- Ik gebruik weinig beeldspraak of vaste uitdrukkingen.
Woorden
- Ik gebruik meestal korte, eenvoudige woorden van maximaal drie lettergrepen.
- Samengestelde woorden trek ik vaak uit elkaar.
- Ik schrijf verzorgde spreektaal.
- Ik vermijd vaktermen. Kan ik die toch niet vermijden? Dan leg ik ze kort uit.
- Ik gebruik dezelfde vakterm doorheen de tekst, dus geen synoniem.
- Ik schrijf zo weinig mogelijk afkortingen.
En ook nog dit
- Ik liet de brief even rusten. Of ik vroeg buitenstaanders om feedback te geven op de brief. Een paar bewoners, bijvoorbeeld.
Deze checklist hoort bij de publicatie Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Tips voor duidelijke bewonersbrieven van Farida Barki en Katrien Janssens (Wablieft Tekstadvies).
