Menu

Wat is het belang van kennismanagement?

In de praktijk stelt men vast dat kennismanagement steeds vaker wordt erkend als een onmisbaar hulpmiddel om de bedrijfsvoering alsook de dienstverlening aan de klant of burger te verbeteren. De aandacht voor ‘de omgang met kennis’ dient als hefboom om een organisatie effectiever, efficiënter, creatiever en meer flexibel te maken. Het kennisbeleid heeft tot doel de beschikbare nuttige kennis te bewaren en kennis die zeldzaam is of nog ontbreekt binnen de organisatie te ontwikkelen. Organisaties zijn immers constant onderhevig aan snelle interne en externe veranderingen. Om die nieuwe uitdagingen aan te gaan, moeten organisaties heel wat expertise, die bestaat uit ervaring, kennis en vaardigheden, in huis hebben. In een veranderlijke omgeving met toenemende eisen van de klant of de mondige burger, geconfronteerd met onvoorziene situaties en een complexiteit aan problemen, wordt het voor organisaties steeds moeilijker om over de aangepaste kennis te beschikken. Kennismanagement kan helpen om correcte, adequate kennis snel te identificeren om het hoofd te bieden aan onvoorziene omstandigheden en complexe problemen.

24-11-2022 -

Zoals reeds uitvoering vermeld, veroorzaken de pensionering van de babyboomers, de verhoogde mobiliteit van medewerkers17 of herstructureringen binnen organisaties, een niet onbelangrijk verlies aan vitale kennis vandaag en morgen. Kennismanagement kan een organisatie helpen om kennis tijdig te verankeren, zodat het

risico van onherstelbaar verlies wordt verminderd en de continuïteit van haar missie en projecten wordt gegarandeerd. Ook kan kennismanagement een leidraad zijn voor medewerkers die dreigen te verdrinken in de informatieoverlast die wordt veroorzaakt door de nieuwe technologieën. Kennismanagement kan hen helpen kritieke kennis en informatie te onderscheiden van minder vitale kennis en dat in het daglicht van de strategische doelstellingen van de organisatie.

Ook de ISO 30401-norm onderstreept het belang van kennismanagement. Ze stelt dat organisaties zich niet langer kunnen verlaten op de spontane verspreiding van kennis om het tempo van verandering bij te houden. In de plaats daarvan moet kennis bewust worden gecreëerd, geconsolideerd, toegepast en hergebruikt, sneller dan het tempo van verandering.

Ten slotte heeft de mondiale coronapandemie ingrijpende gevolgen voor organisaties en bedrijven. Telewerken is ondertussen de norm geworden, waarbij een nieuwe manier van werken in een razendsnel tempo ingang heeft gevonden. Daarbij speelt kennismanagement meer dan ooit een belangrijke rol in het ondersteunen van efficiënt thuiswerken. Medewerkers werken samen vanuit verschillende locaties, waarbij ze vanuit hun thuiskantoor met elkaar moeten kunnen communiceren via chats of webmeetings, samen aan documenten moeten werken en vlot alle neergeschreven kennis of de juiste experts moeten kunnen vinden en bereiken. Het virtuele samenwerkingsverband beperkt zich echter niet tot de klassieke diensten van het organogram, maar heeft evenzeer betrekking op zogenaamde transversale groepen met kenniswerkers uit verschillende diensten zoals projectgroepen, productgroepen, procesgroepen of praktijkgroepen. In de context van “het nieuwe werken anno 2022”, waarbij naar een combinatie van virtueel thuiswerk en fysieke kantoorontmoetingen19

zal worden geëvolueerd, kan het belang van kennismanagement alleen maar toenemen.
 

Competentie en kennis

Competentie wordt in de ISO 9100:2015-norm21 omschreven als “het vermogen om kennis en vaardigheden toe te passen om beoogde resultaten te bereiken”. Een competentie is een coherente combinatie van vaardigheden, attitudes en kennis die tot uiting komt in een waarneembaar gedrag en die een voorspellende waarde heeft voor de doeltreffende uitvoering van een bepaalde functie/rol.

Kennis is dus een van de middelen die door de werknemer kunnen worden aangeboord om competent te handelen. Een expert op het gebied van auto’s is niet noodzakelijk een goede autoverkoper. Hij moet ook een overtuigende en klantgerichte communicator zijn. Het is belangrijk zich te realiseren dat alleen kennis of vaardigheid op zichzelf nog geen toegevoegde waarde biedt. Pas wanneer ze wordt omgezet in waarneembaar gedrag levert ze een bijdrage.

Vaak maakt men een onderscheid tussen gedragscompetenties en (vak)technische competenties:

Gedragscompetenties of generieke competenties zijn de vertaling van waarden, persoonlijke motivatie en vaardigheden in een bepaald gedrag dat bijdraagt tot succesvol functioneren (bijvoorbeeld overtuigingskracht). Ze zijn meer persoonsgebonden en ze zijn dikwijls transfereerbaar naar andere kennisinhouden.

Net omdat die gedragscompetenties generiek omschreven kunnen worden, kunnen we een beroep doen op bestaande inzetbare competentiemodellen. Omdat dat buiten de scope van kennismanagement valt, gaan we er hier niet verder op in.

Vaktechnische of kennisgerelateerde competenties groeperen de kennis en knowhow die enerzijds bestaan uit technische kennis en expertise en anderzijds uit de kunst om kennis en leerprocessen in een gegeven situatie en in een bepaalde context aan te wenden (bijvoorbeeld sociale wetgeving kunnen toepassen in diverse situaties van ontslag). Technische competenties definiëren we dan als kennis en het toepassen van die kennis. Ze zijn functiegebonden en doorgaans vrij eenvoudig te omschrijven in termen van ‘kennis van’. We kunnen daarbij verschillende beheersingsniveaus erkennen, gaande van ‘basiskennis hebben van’ tot ‘als expert aangezien worden in zijn vakgebied’. Technische competenties vormen de kern van de kennismanagementactiviteiten, zoals bijvoorbeeld de identificatie van kritieke kennis in de organisatie, de overdracht van kennis tussen seniors en juniors, de oprichting en de aansturing van netwerken van experts of de aanmaak en het onderhoud van documentatiebanken per kennis- of expertisedomein.

Kennisgebonden competenties nodig in een organisatie zijn veel omvangrijker en minder generaliseerbaar dan gedragscompetenties. Grote organisaties die die technische competenties voor alle functies in kaart wensen te brengen, zijn daarmee doorgaans een aantal jaren zoet zonder daadwerkelijk kennismanagement of kennisborging op de werkvloer aan te vatten. Binnen kennismanagement kunnen we echter al een heel eind op weg door ons te beperken tot het omschrijven van kennisdomeinen en subkennisdomeinen. Kennis is dus een persoonlijk vermogen en kan niet bestaan buiten het individu. Kennis heeft echter weinig effect zonder de vaardigheden om die kennis daadwerkelijk toe te passen in een bepaalde situatie (context). Wanneer je weet dat je bij een spelletje poker een pokerface dient op te zetten maar je helaas niet over die vaardigheid beschikt, dan levert die kennis niets op.

Alles over kennismanagement lees je in deze publicatie.

Ook interessant

Personeel

Personeel & Organisatie | Print + digitaal met abonnement

Karen Sarens
Jan Creten

Bestel

Personeel

Feedback geven en ontvangen

Ann Moreels

Bestel

Personeel

De pensioenthematiek in lokale besturen (4de editie)

Marijke De Lange

Bestel

Personeel

Meer bereiken? Dan doe je het beter anders!

Elke Panis
Jos Vanoppen

Bestel

Personeel

Het jungle-effect van de crisis

Nele Verrezen

Bestel

Personeel

Lean in gezondheids- en welzijnsvoorzieningen

Hans Crampe

Bestel