De vervanging van papieren documenten door digitale bestanden is vandaag veruit de populairste vorm van substitutie, maar het is niet de enige. Het kan ook gaan om:
- de vervanging van papieren documenten door microfilms;
- de vervanging van foto’s, video, geluid ... op analoge dragers in slechte staat door digitale bestanden;
- de vervanging van born digital-archief door papieren stukken.
Het beste voorbeeld is het uitprinten van e-mails, waarvan het digitaal origineel vervolgens verwijderd wordt. Die vormen van vervanging worden hier niet verder besproken. Niettemin is het nuttig om te beseffen dat er ook in die gevallen sprake is van substitutie. Dezelfde vragen moeten immers beantwoord worden: wat is de juridische status van de vervangingskopie? Volstaat de kopie vanuit historisch oogpunt, of is de oorspronkelijke drager onvervangbaar? Hoe pak je de vervanging aan om de gewenste kwaliteit te bereiken en de vernietiging van de oorspronkelijke stukken te kunnen/ mogen doorvoeren?
Substitutie van dynamische documenten versus retrosubstitutie
De federale noch de Vlaamse regelgeving maakt een onderscheid tussen substitutie in de dynamische fase, substitutie in de semidynamische fase en substitutie in de statische fase. Toch zijn er belangrijke verschillen:
- Wanneer substitutie in de dynamische fase wordt toegepast, wanneer documenten tijdens het actieve werkproces worden gescand en vervangen, krijgen de scans mogelijk nog extra betekenislagen. Er worden metagegevens toegevoegd, opmerkingen gemaakt, elektronische handtekeningen gezet ... terwijl de oorspronkelijke documenten ‘verstenen’. Die zijn dan nog een ‘origineel’ in zekere zin, maar geen volledig origineel meer. Dat maakt ze meestal minder interessant voor permanente archivering dan de digitale reproducties, die wel volledig zijn.
Substitutie van dynamisch archief wordt meestal toegepast om een werkproces te digitaliseren. Door stukken te vervangen door authentieke kopieën kan een volledig digitaal dossier gecreëerd worden. Die kopieën moeten dan ook bij de rest van het dossier geklasseerd worden en niet bijvoorbeeld in een afzonderlijke map met diverse scans. Dat vergemakkelijkt het informatiebeheer en kan leiden tot een betere werking en dienstverlening. Een veelvoorkomend voorbeeld van substitutie in de dynamische fase is digitale postverwerking.
- Bij de substitutie van semidynamisch archief, m.a.w. van afgesloten dossiers, vormen de scans niets meer dan het evenbeeld van de oorspronkelijke documenten. De papieren documenten blijven volledige, originele en dus bewijskrachtige documenten. De bewijswaarde van de scans is daarentegen niet gegarandeerd. In geval van een juridische procedure zal de rechter zelf oordelen over de bewijswaarde en de rechtsgevolgen. Op vlak van rechtszekerheid heeft het vernietigen van de papieren documenten dus enkel nadelen. Men kiest meestal voor de substitutie van semidynamisch archief om opslagruimte vrij te maken. Ook daar is het belangrijk dat de scans bewaard worden in het digitaal dossier waartoe ze behoren en niet op ‘eilanden’ (als een set van gescande documenten). Dat veronderstelt een degelijk digitaal informatiebeheersysteem, wat in de praktijk nogal eens ontbreekt. Veel organisaties digitaliseren hun archiefdocumenten nog voor ze over een beleid en/of strategie voor de langetermijnarchivering van digitale informatie beschikken.
Dat hoeft geen groot probleem te zijn, zolang de digitale kopieën minimaal beheerd worden in overeenstemming met de beheersregels van de dossiers waartoe ze behoren. Daarnaast moeten de dossiers bewaard worden in een omgeving waar acties gelogd worden, zodat de integriteit van de documenten steeds kan worden aangetoond.
- ​Substitutie in de statische fase is zeldzamer. Het vervangen van stukken zonder administratieve of juridische waarde heeft immers voor archiefvormers doorgaans weinig nut. Het kan natuurlijk gebeuren dat men statische stukken meeneemt in een substitutieproject zonder dat te beseffen. Substitutie van statisch archief gebeurt meestal door archiefdiensten voor uitzonderlijk omvangrijke archieven (zie het voorbeeld van de bouwdossiers), voor stukken in slechte staat of stukken op dragers waarvan de weergave- of afspeelapparatuur aan het verdwijnen is. Soms gebeurt het ook uit voorzichtigheid: stukken die vernietigd mogen worden, worden voor de zekerheid toch maar eerst gedigitaliseerd. Dat is uiteraard niet nodig, als eerder beslist is dat de documenten niet bewaard moeten worden. Statische stukken kunnen vervangen worden zonder zich zorgen te moeten maken over de juridische status van de scans.
Dat is tenminste het geval als de stukken volledig statisch zijn, d.w.z. niet meer geraadpleegd worden om bijvoorbeeld geschillen over perceelsgrenzen op te lossen. Desalniettemin is het aangeraden om dezelfde kwaliteitseisen na te streven als bij een vervanging van (semi)dynamische stukken. Lokale en federale overheden (instellingen die onder toezicht van het Rijksarchief staan) moeten bovendien toestemming vragen om de originele statische stukken te mogen vernietigen.
Auteurs: Bieke Nouws, e-archivaris bij het Algemeen Rijksarchief
Quincy Oeyen, Adjunct teamhoofd Cluster Documentbeheer bij het agentschap Facilitair Bedrijf
