1 De rechtsgrond
De opvolging van het gemeenteraadslid is geregeld in de artikelen 13 en 14 Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 13 Decreet Lokaal Bestuur
Het gemeenteraadslid dat ontslag wil nemen, deelt dat schriftelijk mee aan de voorzitter van de gemeenteraad. Het ontslag is definitief zodra de voorzitter van de gemeenteraad de kennisgeving ontvangt.
Als het gemeenteraadslid zelf voorzitter van de gemeenteraad is, deelt hij zijn ontslag schriftelijk mee aan de persoon die hem vervangt met toepassing van artikel 7, § 5, tweede lid. Het ontslag is definitief zodra zijn vervanger de kennisgeving ontvangt.
Het lid van de gemeenteraad blijft zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd, behalve als het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid.
Artikel 14 Decreet Lokaal Bestuur
Het gemeenteraadslid dat afstand doet van zijn mandaat, dat van zijn mandaat vervallen wordt verklaard, dat als verhinderd wordt beschouwd, dat ontslag genomen heeft, of dat overleden is, wordt vervangen door zijn opvolger, die wordt aangewezen overeenkomstig artikel 169 van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011.
De geloofsbrieven worden onderzocht overeenkomstig artikel 6, § 3. De vervanger legt de eed af in openbare vergadering in handen van de voorzitter van de gemeenteraad.
Het gemeenteraadslid dat als verhinderd wordt beschouwd, wordt vervangen zolang de toestand van verhindering duurt. De gemeenteraad neemt akte van de beëindiging van de periode van verhindering.
2 De procedure
De procedurestappen
Het gemeenteraadslid deelt zijn ontslag schriftelijk mee aan de voorzitter van de gemeenteraad. Het ontslag wordt definitief zodra de voorzitter de kennisgeving ontvangt.
Het lid van de gemeenteraad blijft zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd, behalve als het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid. Als het raadslid bijvoorbeeld op 1 maart zijn ontslag indient en de opvolging geagendeerd staat op de gemeenteraad van 28 maart, kan het op 14 maart nog een vergadering van een intercommunale bijwonen waarvan het namens de gemeenteraad bestuurder is.
Zodra de voorzitter de ontslagbrief heeft ontvangen, bereidt de administratie (bijvoorbeeld de dienst bestuurszaken van de gemeente) de opvolging voor. Men stuurt een brief naar de eerste opvolger met de vraag om het mandaat op te nemen. Als die de vraag positief beantwoordt, wordt zij of hij uitgenodigd tot de eedaflegging. Als zij of hij verzaakt aan het mandaat, wordt de tweede opvolger opgeroepen. Deze briefwisseling wordt herhaald tot de eerstvolgende opvolger het mandaat aanvaardt.
Vervolgens zal de dienst bestuurszaken de eedaflegging voorbereiden. Hij vraagt een uittreksel uit het strafregister en uit het bevolkingsregister op bij de dienst burgerzaken en laat de opvolger een verklaring op eer inzake onverenigbaarheden ondertekenen. Deze stukken dienen voor het onderzoek van de geloofsbrieven.
De vervanger legt de eed af in openbare vergadering in handen van de voorzitter van de gemeenteraad.
Modelbrief aan een opvolger
Opvolging van mevrouw of mijnheer X als gemeenteraadslid
Geachte Mevrouw of Mijnheer Y,
Wij hebben een brief ontvangen waarbij mevrouw of mijnheer X zijn ontslag indient als gemeenteraadslid van de stad/gemeente (X).
De opvolging zal overeenkomstig artikel 14 Decreet Lokaal Bestuur geagendeerd worden op de gemeenteraad van (datum).
U komt momenteel als eerste in aanmerking voor de opvolging op basis van de opvolgerslijst opgesteld conform artikel 169 Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2001.
Gelieve ons tegen (datum) te laten weten of u bereid bent dit mandaat op te nemen. Indien uw antwoord positief is, vragen wij u alvast om uw verklaring op eer met betrekking tot de onverenigbaarheden (in bijlage) ondertekend aan onze dienst terug te bezorgen.
Met vriendelijke groeten
Namens het schepencollege
Algemeen directeur Burgemeester
