Menu

Informatie beheren en archiveren: stappenplan voor een gestandaardiseerde inventaris

Lokaal Bestuur Ranst heeft gekozen voor het opensourceprogramma AtoM. Dit is een internationaal programma ontwikkeld voor archiefbeherende instellingen. Hiermee kunnen zij op een gestructureerde manier archiefbeschrijvingen aanmaken, en ter beschikking stellen.

02-09-2024 -

STAP 1: Start met een goede standaard en een goed sjabloon om te beschrijven: ISAD(G)

ISAD(G) is een internationaal aanvaarde standaard voor het beschrijven van archieven, die daarbij ook zeer flexibel is, zowel bruikbaar voor complexe archiefbestanden, als voor stukbeschrijving van losse stukken. Het is ook combineerbaar met andere toegangen, zoals indexen en trefwoorden.

ISAD(G) biedt een goed fundament om je collectieoverzicht op te bouwen. Bij de start van een inventarisatie is het aangewezen om je te verdiepen in het gebruik van ISAD(G). Zet daarbij de standaard om in een sjabloon in tabelvorm, bijvoorbeeld MS Excel. Niet alle velden zal je vaak gebruiken. Bestandsidentificatie – Titel – Begindatum – Einddatum – Beschrijvingsniveau – Archiefvormers zijn de voornaamste. Mogelijk heb je ook nood aan extra velden. Een van de meest voor de hand liggende velden die ontbreken is een veld om de koppeling te maken met een depot. Andere velden die vaak toegevoegd worden zijn velden voor trefwoorden. Probeer deze uitbreidingen echter beperkt te houden. Elke uitbreiding is een afwijking van de standaard en het zal technische aanpassingen vragen om de invoer in een systeem mogelijk te maken.

STAP 2: Maak goede afspraken en volg die op

Een vast sjabloon om te beschrijven is één zaak, maar dan nog is het nodig om goede regels op te stellen per collectieonderdeel en afspraken te maken met alle medewerkers. Het doel is om ervoor te zorgen dat er zo veel mogelijk uniformiteit is. Hoe meer uniformiteit, hoe makkelijker de beschrijvingen in te voeren zijn in een beheersysteem, en hoe beter ze later doorzoekbaar zijn. Voorbeelden van afspraken:

• afspraken over invulling van de velden van het sjabloon: duidelijk weergeven welke informatie in welk veld thuishoort;

• uniforme beschrijving van data;

• namen steeds weergeven volgens dezelfde structuur: bijvoorbeeld Naam, Voornaam;

• ... hoe meer afspraken, hoe beter.

Retroactief bepaalde zaken aanpassen kan immers bijzonder veel werk vergen, zoals het omdraaien van Naam en Voornaam. Zorg er uiteraard ook voor dat alle medewerkers de afspraken goed kennen en toepassen.

STAP 3: Zorg dat je elk beschreven onderdeel uniek kan identificeren

Een uniek identificatienummer per beschrijvingseenheid is een must. Vooraf moet je bepalen hoe gedetailleerd je bepaalde bestanden wenst te beschrijven. Voor archiefdossiers bijvoorbeeld geldt dat je niet elke pagina apart hoeft te beschrijven. Eigen aan een dossier is dat het meerdere documenten bevat die samenhangen en samen een betekenis hebben. Zo is het bij de meeste dossiers weinig zinvol om elk document apart te nummeren. Bijvoorbeeld bij tentoonstellingsdossiers van musea is het zelfs aangewezen om niet gedetailleerder te nummeren en beschrijven dan het niveau van het dossier (meestal zit een dossier in een map of omslag): “Tentoonstelling Ranstse bakhuizen 2016”, volstaat en krijgt een uniek nummer. Elk plan en document uit dit dossier apart beschrijven is niet nodig en kan verwarring veroorzaken. Losse stukken die niet samenhangen met andere stukken nummer je natuurlijk best wel elk individueel.

Vaak bestaan nummeringen uit een identificatienummer of identificatieletter per soort collectieonderdeel, en vervolgens een doorlopend volgnummer. Dus bijvoorbeeld AFF_1, Foto_100 ... Vermijd ondernummers, zoals Foto-12/A, Foto-12/B. Hou nummeringen zo eenvoudig mogelijk.

STAP 4: Leg de schrijfwijze van namen van archiefvormers en trefwoorden vast

Trefwoorden, namen van verenigingen en personen moeten ervoor zorgen dat je collectie beter doorzoekbaar is. Daarom is het van groot belang dat ook hier goede afspraken worden gemaakt en dat uniformiteit wordt nagestreefd. Idealiter worden al vooraf lijsten gemaakt van trefwoorden die van toepassing zijn en van de namen van archiefvormers. Bij die laatsten kan het ook belangrijk zijn om ze heel specifiek te gaan beschrijven. Wat was exact de naam van een bepaalde vereniging in een bepaalde periode? Waren er alternatieve benamingen? In welke deelgemeente opereerde de vereniging?

Hoe correcter dit alles vooraf beschreven wordt, hoe makkelijker het nadien wordt om de juiste vereniging te koppelen aan een archiefbeschrijving en hoe beter alles terug te vinden zal zijn. In Ranst was hier oorspronkelijk geen rekening mee gehouden, zodat na korte tijd bleek dat er heel veel verschillende schrijfwijzen waren voor de naam van bepaalde archiefvormers: BGJG, B.G.J.G., BGJG Ranst, Bond van Grote en Jonge Gezinnen, Gezinsbond ...

Voor archiefvormers kan het bijgevolg ook nuttig zijn om op dezelfde manier te werken als bij ISAD(G) en voor een vast sjabloon te kiezen, bijvoorbeeld dat van de internationale standaard ISAAR(CPF) en zijn uitwisselingsformaat EAC.

Bij het vastleggen van trefwoorden kunnen we aanbevelen om enerzijds vastgelegde lijsten te gebruiken, anderzijds om het gebruik ervan beperkt te houden.Trefwoorden geven vaak een vals gevoel van volledigheid. De gebruiker denkt dat hij alle informatie gevonden heeft over een bepaald onderwerp, maar dit zal zelden het geval zijn. Niet elk woord zal geregistreerd zijn.

STAP 5: Geef digitale stukken zoals gescande foto’s hetzelfde unieke identificatienummer als hun beschrijving

Hoe eenvoudiger, hoe beter. Een foto wordt beschreven en krijgt een uniek nummer, bijvoorbeeld Foto_13. Indien je die foto scant, geef de scan dan hetzelfde nummer als de bestandsnaam, dus Foto_13.tif. Het maakt het terugvinden veel eenduidiger en op die manier wordt het ook technisch veel eenvoudiger om beschrijving en scan met elkaar te verbinden.

STAP 6: Maak een goede structuur voor de collectie

Een goed collectieoverzicht met een duidelijke, logische structuur is een van de voornaamste toegangen op de collectie. Veel gebruikers starten hun zoektocht met zoekfuncties. Die zijn handig en een onmisbare aanvulling, maar als je geen overzicht hebt van wat er zich in een collectie bevindt, is het gebruik van dergelijke zoekfuncties vaak een kwestie van gokken en geluk hebben. Heel vaak krijg je ook honderden of zelfs duizenden zoekresultaten, waarbij het zoeken is naar een speld in een hooiberg. Daarom is een logisch opgebouwd en overzichtelijk collectieoverzicht een must.

Daarbij komt dat het in veel archiefbeheersystemen niet eenvoudig is om onderdelen te verplaatsen zodra ze ingevoerd zijn in het systeem. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat het overzichtelijker zou zijn om de affiches te verplaatsen en ze onder de verenigingsarchieven te zetten. Ook daarom is het nuttig om vooraf de structuur klaar en duidelijk vast te leggen, zodat verplaatsen tot een minimum beperkt kan worden. De hoogste niveaus moeten zo stabiel mogelijk zijn. Het is veel makkelijker om in de werksjablonen in Excel verplaatsingen te doen dan ze in het systeem zelf te moeten uitvoeren.

Een mogelijke structuur voor een collectie van een gemeente kan bijvoorbeeld starten bij een hoofdindeling per (deel)gemeente. Maar ook een indeling volgens collectieonderdelen is mogelijk, hoewel niet aangewezen voor een zuiver gemeentearchief.

 

Lees verder in de nieuwste publiecatie in de reeks Wie klasseert die vindt: Het beheer van papieren archief: basisprincipes en processen.

Ook interessant

Communicatie & informatie

Scoren met creatieve content op sociale media

Kristof D'hanens
Brecht Vanderstraeten

Bestel

Communicatie & informatie

Communicatie als bindkracht

Eric Goubin

Bestel

Communicatie & informatie

Informatie beheren en archiveren: digitaliseren van analoge informatie

Bestel

Communicatie & informatie

Aanbod, dienstverlening en gebruikers van bibliotheken

Bestel

Communicatie & informatie

Informatie beheren en archiveren: selecteren en digitaal depot

Bestel

Communicatie & informatie

Informatie zoeken, gebruiken en beoordelen: informatievaardigheden en soorten informatiebronnen

Bestel