Als je een medewerker ontslaat en je communiceert over dat ontslag aan andere werknemers, hou je best rekening met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de GDPR.
Het beëindigen van de fase van de arbeidsrelatie houdt de verwerking van persoonsgegevens in (loongegevens, Dimona OUT, evaluatiegegevens), bijgevolg is de GDPR van toepassing.
We geven hieronder drie belangrijke tips!
1. Mondelinge communicatie over ontslag valt niet onder de GDPR.
2. Schriftelijke communicatie over ontslag mag, maar hou dit objectief.
Beperk je communicatie over het ontslag tot wat de collega's moet weten:
- wie,
- ontslagdatum,
- wie neemt taken over?
De communicatie moet dus beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is voor een passend hr-beleid:
Wel:
de mededeling dat de werknemer niet langer tewerkgesteld is en geen deel meer uitmaakt van de organisatie.
Niet:
- het ontslag heeft plaatsgevonden na verwittigingen en bijsturingsgesprekken (zie Geschillenkamer63/2021 van 1 juni 2021)
- het ontslag is gebeurd op initiatief van de werkgever en met onmiddellijke ingang (Geschillenkamer 14/2023 van 17 februari 2023)
3. Vermijd of beperk schriftelijke communicatie over de reden van ontslag van een werknemer.
De
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) hanteert hier een beperkende visie, maar er is ook wat marge (zie bijvoorbeeld Geschillenkamer 145/2023 van 26 oktober 2023): communicatie over dringende redenen of met impact op de HR/sociale rust is in bepaalde gevallen wél mogelijk (gerechtvaardigd belang) voor zover communicatie correct is en de rechten van de klager niet onrechtmatig worden beperkt.
Meer info over onze opleidingen vind je hier.